15.1 Að hefja frumkvöðlaverkefnið
15.1 Að hefja frumkvöðlaverkefnið
Námsmarkmið
Í lok þessa kafla átt þú að geta:
Stóri dagurinn er runninn upp. Ferlið við að greina tækifærið sýndi að hugmyndin leysir mikilvægan vanda eða fullnægir þörf. Staðfest hefur verið að markhópurinn sé nógu stór til að reksturinn geti skilað hagnaði, leið liggur fyrir til að ná til markhópsins, brennandi áhugi er á stofnun fyrirtækisins og auðlindir hafa fundist til að styðja við upphafið. Að lokinni greiningu og úrlausn þessara atriða þarf nú að huga að viðkvæmari málum sem varða samninga innan teymisins. Margir frumkvöðlar líta fram hjá þeim atriðum sem hér eru rædd eða afgreiða þau með almennum hætti í stað þess að laga þau að sérstökum þörfum verkefnisins. Slíkur skortur á áreiðanleikakönnun getur skaðað árangur fyrirtækisins. Ráðin sem hér eru sett fram geta hjálpað þér að forðast sömu mistök.
Til að vernda hagsmuni allra aðila við upphaf starfseminnar ætti teymið að útbúa nokkur mikilvæg skjöl, svo sem stofnendasamning, trúnaðarsamninga, samninga um samkeppnisbann og siðareglur. Áður en skjölin eru samin ætti teymið að tryggja samkomulag um yfirlýsingu verkefnisins um framtíðarsýn. (Sjá Framtíðarsýn og markmið í frumkvöðlastarfi um gerð slíkrar yfirlýsingar.) Frumkvöðlateymið þarf að vera fyllilega sammála um framtíðarsýn verkefnisins áður en það getur samið árangursríkan stofnendasamning. Vilji sumir teymsliðir stofna lífsstílsfyrirtæki, þ.e. verkefni sem skapar tekjur í stað annarrar atvinnu, en aðrir hagnast verulega á sölu verkefnisins rekast þessar væntingar á. Viðskiptaengill mun einnig hafa skýra afstöðu til framtíðarsýnar verkefnisins.
Stofnendasamningur, trúnaðarsamningur og samningur um samkeppnisbann
Heiðarlegar og opinskáar umræður þurfa að fara fram milli meðlima frumkvöðlateymisins áður en starfsemi hefst. Það á einnig við um viðskiptaengil ef slíkur fjárfestir tekur þátt í upphaflegri fjármögnun. Þessar hreinskilnu umræður þurfa að taka bæði til stofnendasamnings og þeirrar framtíðarsýnar sem hefur verið mótuð fyrir verkefnið. Í stofnendasamningnum ætti að lýsa hvernig framlag hvers og eins er metið og fellt að greiðsluáætlun. Jafnframt ætti hann að taka til eftirfarandi spurninga og svara þeim:
Umræður um væntingar meðlima frumkvöðlateymisins koma í veg fyrir að einhver vænti stórs eignarhlutar í fyrirtækinu fyrir skammvinna skuldbindingu við verkefnið eða hafi aðrar ranghugmyndir um kjör sín. Forðast má slíkan vanda með því að svara eftirfarandi spurningum:
Stofnendasamningurinn ætti einnig að lýsa varaáætlun ef rekstrinum verður ekki haldið áfram. Eftirfarandi spurningar hjálpa til við að skilgreina næstu skref og þeim þarf að svara áður en starfsemi hefst:
Eftir að starfsemi hefst verður flóknara að ræða þessi atriði, því frumkvöðlateymið er þá niðursokkið í ýmis upphafsverkefni og nýjar upplýsingar hafa áhrif á afstöðu þess. Auk framangreindra atriða ætti stofnendasamningurinn að tilgreina lagalegt rekstrarform, skiptingu eignarhalds, þ.e. hvernig eigin fé skiptist við næstu fjármögnunarlotu eða þegar ávöxtun verkefnisins er innleyst, og ákvæði um útkaup eða endurkaup. (Sjá Frumkvöðlaferlið og leiðir í frumkvöðlastarfi um stig lífsferils frumkvöðlaverkefnis, þar á meðal lokastig uppskeru, umskipta og endurfæðingar fyrirtækis.)
Endurkaupaákvæðið tekur til þeirra aðstæðna þegar teymsliður yfirgefur verkefnið fyrir næstu fjármögnunarlotu eða uppskeru vegna innri ágreinings, veikinda, andláts eða annarra atvika. Það á að tilgreina skýrt greiðslur og skiptingu hagnaðar, að teknu tilliti til þess sem endurfjárfest er í verkefninu. Umræður um atriðin skapa samkomulag milli allra teymsliða um hvernig bregðast skuli við slíkum aðstæðum. Endurkaupaákvæðið ætti einnig að fela í sér ferli til úrlausnar ágreinings og samkomulag um hvernig niðurstöðunni verður hrint í framkvæmd. Nákvæm lýsing á meðferð þessara atriða í stofnendasamningnum kemur í veg fyrir árekstra og jafnvel lagalegan ágreining síðar.
Ef viðskiptaengill er í frumkvöðlateyminu hefur hann yfirleitt síðasta orðið um þessar spurningar. Við bestu aðstæður hefur viðskiptaengillinn reynslu af gerð stofnendasamnings og getur veitt dýrmæta innsýn í vinnuna við skjalið. Algeng leið, með hliðsjón af þeim tíma sem viðskiptaengillinn hefur til ráðstöfunar, er að frumkvöðlateymið ræði skjalið og komi sér saman um endanlega gerð þess. Viðskiptaengillinn yfirfer það síðan og veitir lokaþókkun. Kaflinn Að taka erfiðar rekstrarákvarðanir til að bregðast við áskorunum getur nýst þér við að fullgera stofnendasamninginn.
Þegar formleg yfirlýsing um framtíðarsýn og stofnendasamningur liggja fyrir getur verið rétt að fá lögmann til að meta skjölin. Slík yfirferð getur leitt í ljós eyður eða ákvarðanir sem ekki eru nógu skýrt orðaðar. Þegar yfirfarin skjöl berast aftur ætti teymið að fara á ný yfir þau til að staðfesta samkomulag. Séu allir ánægðir með skjölin ætti hver meðlimur frumkvöðlateymisins að undirrita þau og fá afrit. Ákveði teymið síðar að breyta þarf yfirlýsingunni um framtíðarsýn eða stofnendasamningnum má gera viðauka, enda samþykki allir aðilar breytingarnar.
Tvö önnur formleg skjöl sem teymið gæti íhugað eru trúnaðarsamningur og samningur um samkeppnisbann. Láta má skjölin taka til alls starfsfólks, þar á meðal stofnteymisins, og íhuga að láta þau einnig ná til annarra sem leggja verkefninu lið, svo sem verktaka. Undirritandi trúnaðarsamnings skuldbindur sig til að greina ekki frá upplýsingum um verkefnið. Skjalið getur meðal annars tekið til viðskiptaleyndarmála, lykilviðskiptavina og annarra upplýsinga sem hafa mikið gildi fyrir verkefnið eða geta nýst samkeppnisaðila. Í samningi um samkeppnisbann kemur fram að undirritaður aðili muni ekki starfa fyrir samkeppnisaðila meðan hann vinnur að verkefninu og yfirleitt heldur ekki í tiltekinn tíma eftir að hann yfirgefur það. Tímabilið er oft eitt ár en getur verið lengra eftir þeirri sérþekkingu eða þeim hugverkaréttindum sem fráfarandi teymsliður býr yfir.
Fyrirtækjamenning og siðareglur
Samhliða gerð þessara formlegu skjala ætti stofnteymið að ákveða hvers konar menningu það vill byggja upp í verkefninu. Fyrirtækjamenning skipulagsheildar er helst samsett úr hegðun og viðhorfum sem styðja við árangur hennar. Þegar gengið er inn í fyrirtæki má til dæmis finna fyrir ys og miklum umsvifum eða rólegu og hófstilltu andrúmslofti. Þessi hughrif spretta af menningu skipulagsheildarinnar. Bera má saman heimsókn í hágæða skartgripaverslun og skyndibitastað; menning fyrirtækjanna er greinilega ólík. Sé verkefnið mjög kvikt, með hröðum ákvörðunum og stöðugum breytingum, þarf menningin að styðja slíka starfsemi. Teymið kann að vilja skapa menningu þar sem unnið er af kappi og lífsins notið af sama krafti. Þá ætti að hvetja til óformlegrar myndunar teyma fyrir skyndilegar umræður í stað þess að koma á skrifræðismenningu sem krefst samþykkis fyrir alla fundi og ítarlegrar umfjöllunar um ákvarðanir áður en framkvæmdir hefjast. Mörg tæknifyrirtæki styðja slíka menningu. Opið skrifstofurými, sem skapar tækifæri til samstarfs við vinnufélaga, styrkir hana. Borðtennisborð og eldhús geta einnig hvatt til samskipta. Jafnvel opnunartími mótar menninguna, annaðhvort með því að hvetja starfsfólk til að velja sér vinnutíma eða takmarka hann með aðgangsstýringu. Skrifræðislegra umhverfi getur hins vegar hentað verkefni sem reiðir sig á fylgni við ytri reglur og vinnslu mjög viðkvæmra eða persónulegra upplýsinga. Slík menning einkennir margar fjármálastofnanir. Menning banka gefur til kynna að innistæður séu öruggar; ferli og kerfi eiga að styrkja traust til þess að bankinn fari vel með fjármuni viðskiptavina.
Ferlið við að skilgreina menninguna ætti að fela í sér að frumkvöðlateymið semji siðareglur. Sumar skipulagsheildir semja siðareglur með leiðbeinandi meginreglum en aðrar lýsa ítarlega hvað telst viðunandi og hvað ekki. Siðareglur verkefnisins ættu að samræmast framtíðarsýn þess, þeirri menningu sem stefnt er að og gildum frumkvöðlateymisins. Skjalið þarf að sýna næmni gagnvart fólki innan fyrirtækisins og samfélaginu í heild. Siðareglur fjalla um gildi skipulagsheildarinnar og siðferðileg álitaefni. Tilgangur þeirra er að leiðbeina starfsfólki svo athafnir þess samræmist æskilegri hegðun. Sértæk dæmi sem eiga við um verkefnið geta skýrað æskilega hegðun enn frekar. Siðareglur eru af ýmsu tagi; meginatriðið er að semja reglur sem styðja þau gildi og þá hegðun sem ætlunin er að efla um alla skipulagsheildina. Mynd 15.2 og mynd 15.3 sýna tvær leiðir til að semja siðareglur sem falla að menningu og framtíðarsýn fyrirtækisins. Fyrra dæmið gæti hentað verkefni sem sinnir hagsmunabaráttu og vill byggja leiðsögn um hegðun starfsfólks á almennum meginreglum fremur en ítarlegum fyrirmælum, líkt og síðara dæmið gerir. Dæmin undirstrika hve mikilvægt er að siðareglur samræmist þeim viðhorfum og þeirri menningu sem ætlunin er að efla í verkefninu.
Fyrr var rætt um mikilvægi þess að leiðandi frumkvöðullinn hefði frumkvæði að því að kanna viðskiptaþekkingu fjárfestisins og kynna sér fyrri reynslu hans af fjármögnun frumkvöðlaverkefna. Siðareglur eru annað svið sem frumkvöðlateymi fara oft hratt yfir með því að samþykkja almennar reglur í stað þess að átta sig á því að móta þarf fjölda viðfangsefna, orðalags og meginreglna sérstaklega fyrir verkefnið. Dæmin tvö sýna hve ólík atriði siðareglur geta tekið til og hvers vegna reglur verkefnisins þurfa að samræmast fyrirhuguðum viðskiptaháttum og styðja við árangur verkefnisins.
Þessi undirbúningsskjöl ætti að laga að frumkvöðlateyminu og þeirri hegðun sem ætlunin er að efla til stuðnings við árangur verkefnisins. Staðlað orðalag og eyðublöð um þessi efni eru tiltæk á netinu, en slíkar almennar fyrirmyndir eru ekki hannaðar með sérstakar þarfir verkefnisins eða teymisins í huga. Tíminn sem fer í að ræða og undirbúa skjölin skilar sér í vönduðum skjölum og samstillir framtíðarsýn, markmið og drauma frumkvöðlateymisins fyrir verkefnið.
Rekstrarskref við upphaf starfsemi
Næsta verkefni er að gera yfirlit um rekstrarskrefin í ferlinu við að stofna frumkvöðlaverkefnið. Góð leið er að gera yfirlitsrit sem sýnir hvernig halda skuli áfram. Markmiðið er að greina hvaða aðgerðir þarf að vinna fyrst. Ef fyrirtækið þarf til dæmis blástursofn, hve langur tími líður frá pöntun þar til ofninn berst? Ef tíu starfsmenn þarf til að undirbúa og pakka vörunni handvirkt, hve langan tíma tekur að taka viðtal við hvern og einn og ráða hann? Samkvæmt Glassdoor tók ráðningarferlið 23 daga árið 2014 og virðist lengjast eftir því sem skipulagsheildir gera sér betur grein fyrir mikilvægi þess að ráða rétta einstaklinginn. 2 Hvað með þjálfun? Þarf starfsfólk þjálfun í vörunni eða ferlum verkefnisins áður en starfsemi hefst? Greina þarf þessar nauðsynlegu niðurstöður og vinna síðan aftur á bak frá æskilegum upphafsdegi til að tímasetja undirbúningsaðgerðir sem styðja við árangur fyrirtækisins. Oft er sagt að tímasetningin skipti öllu. Frumkvöðlar þurfa ekki aðeins að finna rétta tímann til að hefja verkefnið heldur einnig að samstilla alla upphafsvinnuna rétt.
Hér fyrir neðan er dæmi um Gantt-rit, aðferð til að fylgjast með verkefna- eða aðgerðalista eftir tímabilum. Nýta má tækið til að greina og tímasetja þau rekstrarskref sem þarf að ljúka til að hefja frumkvöðlaverkefnið. Ein leið við gerð Gantt-rits er að hver teymsliður geri sjálfstætt lista yfir þær rekstraraðgerðir eða verkefni sem þarf til að hefja starfsemina og falla undir hans þátttöku. Teymið getur síðan sameinað listana og rætt eina heildarskrá. Það skýrir hver leggur sitt af mörkum til hvers verkefnis eða ber ábyrgð á því. Næst gerir hver teymsliður eigið Gantt-rit eftir verkefnalista sínum: tilgreina þarf tímann fyrir hvert verkefni, þar á meðal skref sem verða að gerast í ákveðinni röð vegna þess að eitt getur ekki hafist fyrr en öðru er lokið. Að því loknu kemur allt teymið aftur saman og gerir eitt heildstætt Gantt-rit. Það tryggir að tekið sé tillit til þess hvernig verkefni teymsliða eru háð hvert öðru. Greina þarf þessi skilyrði og innbyrðis háð og gera ráð fyrir þeim í heildartímaáætluninni. Á mynd 15.4 sést til dæmis að Mike Smith getur ekki prófað kerfið fyrr en Sam Watson hefur þróað kerfiseiningarnar, en það verkefni getur aftur ekki hafist fyrr en Mike Smith hefur skjalfest núverandi kerfi. Þegar ritið er tilbúið þarf að ákveða hver beri ábyrgð á að ljúka hverri aðgerð samkvæmt tímalínu Gantt-ritsins.
Frekari upplýsingar um notkun Gantt-rits til að fylgjast með þeim aðgerðum sem styðja upphaf frumkvöðlaverkefnisins og skipuleggja þær eftir nauðsynlegri tímalínu eru í Tillögum að heimildum. Einnig getur verið gagnlegt að leita annarra heimilda að dæmum um hvernig frumkvöðlar hafa unnið úr rekstrarskrefunum við upphaf starfsemi.
Atriði sem huga þarf að við upphaf starfsemi
Gott ráð við upphaf nýs frumkvöðlaverkefnis er að átta sig fljótt á því þegar svör eða upplýsingar skortir til að taka bestu ákvarðanirnar. Á fyrstu stigum verkefnisins er óvissan mikil og þörfin fyrir lipurð og skyndileg viðbrögð sömuleiðis. Jafnvel getur verið erfitt að ákvarða nákvæmlega hvenær verkefni telst orðið nýtt frumkvöðlaverkefni. Á að miða við þegar nauðsynleg leyfi eða skattkennitala fást, þegar fyrsta salan fer fram, þegar fjármunir eru fyrst lagðir í verkefnið eða eitthvað annað viðmið?
Einnig er mikilvægt að hafa lokamarkmið verkefnisins í huga, oft orðað sem að „hafa endalokin í huga frá upphafi“. Mörg mjög árangursrík verkefni afla til dæmis aldrei neinna sölutekna. Eftir framtíðarsýn frumkvöðlateymisins og því viðskiptalíkani sem valið er getur verkefnið verið mjög verðmætt með tilliti til uppskeru, þ.e. sölu verkefnisins. Viðskiptaengillinn ræður þessari ákvörðun oft. Viðskiptaenglar hafa gjarnan sjálfir stofnað og selt frumkvöðlaverkefni og eiga því fjármuni til að fjárfesta í nýjum verkefnum. Yfirleitt gerir viðskiptaengill ráð fyrir að innleysa eignarhlut sinn einhvern tíma í framtíðinni. Slíkir fjárfestar hafa ekki áhuga á að halda eignarhlut til langs tíma heldur vænta þess að verkefnið vaxi þar til annað fyrirtæki kaupir það. Þessi útkaup nefnast einnig uppskera verkefnisins. Þá fær viðskiptaengillinn þann hluta söluverðsins sem samsvarar eignarhlut hans í nýja verkefninu. Vegna þessa ferlis er frumkvöðlum oft ráðlagt að hafa endalokin í huga frá upphafi. Sé markmiðið að selja verkefnið öðru fyrirtæki er skynsamlegt að greina hugsanlegan kaupanda áður en verkefnið hefst. Á þessu stigi er það auðvitað aðeins ósk eða von; hvorki er hægt að krefjast né gera ráð fyrir að annað fyrirtæki hafi áhuga á nýja verkefninu. Hins vegar má hanna verkefnið með lokamarkmiðið að leiðarljósi og taka ákvarðanir sem styðja það.
Líttu á YouTube sem dæmi, sprotafyrirtæki sem hafði engar sölutekjur en Google keypti fyrir hlutabréf að verðmæti 1,65 milljarða Bandaríkjadala. Stofnteymið, fyrrverandi samstarfsfólk hjá PayPal, skildi að verið var að þróa tækni til myndbandsleitar og sá að fyrirtæki á borð við Google myndu síðar vilja vettvang fyrir miðlun myndbanda. Tíminn var stuttur frá því að YouTube hóf að styðja myndbandsmiðlun árið 2005 þar til Google keypti það árið 2006, aðeins 21 mánuði síðar. Dæmið sýnir skýrt hve mikilvægt er að hafa endalokin í huga frá upphafi.
Að hefja frumkvöðlaverkefni er einstök reynsla fyrir hvert teymi og hvert verkefni. Nýjar aðstæður og óvissa skapa bæði áskoranir og ný tækifæri til náms. Það styrkir árangur teymisins að samþykkja að margir möguleikar séu fyrir hendi og átta sig á mikilvægi rannsókna og umræðna um aðgerðir. Viðskiptaenglar búa yfir mikilli þekkingu og vegna eignarhlutar síns í verkefninu ættu þeir að taka þátt í öllum umræðum. Sé viðskiptaengill í teyminu felst aukinn styrkur í að geta nýtt sér sérþekkingu hans til stuðnings verkefninu. Samhliða samstarfi við viðskiptaengil sem deilir framtíðarsýn teymisins bæta rannsóknir á ákvörðunarkostum líkur verkefnisins á árangri. Þótt þessar ákvarðanir geti virst erfiðar fjallar næsti kafli um hvernig nálgast megi þær og hvaða hlutverki tilfinningaleg tengsl við verkefnið og teymið gegna í þeim.