6.4 Friðhelgi einkalífs á vinnustað
6.4 Friðhelgi einkalífs á vinnustað
Námsmarkmið
Í lok þessa kaflahluta áttu að geta:
Vinnuveitendur hafa réttmætar áhyggjur af ógnum sem beinast að vinnustaðnum eða kunna að skapast þar, svo sem eignarþjófnaði, brotum á gagnaöryggi, auðkennisþjófnaði, klámáhorfi, óviðeigandi eða móðgandi hegðun, ofbeldi og vímuefnaneyslu. Þeir leitast við að draga úr þessari áhættu, en til þess þarf oft að hafa eftirlit með starfsfólki á vinnustað. Vinnuveitendur kunna einnig að hafa áhyggjur af framleiðnitapi þegar starfsfólk notar skrifstofutækni í einkaerindum á vinnutíma. Skipulagsheildir verða þó jafnframt að finna jafnvægi milli réttmætra rekstrarhagsmuna fyrirtækisins og réttmætra væntinga starfsfólks um friðhelgi einkalífs.
Ný tækni gerir vinnuveitendum kleift að rekja alla net-, tölvupósts-, samfélagsmiðla- og símanotkun starfsfólks og magnar þannig siðferðileg og lagaleg álitaefni um friðhelgi einkalífs. Hvers konar eftirlit telur þú að leyfa eigi og hversu langt mætti ganga? Hvaða grundvallarrétt til friðhelgi einkalífs ætti fólk að hafa á vinnustað? Fellur afstaða þín betur að sjónarmiði vinnuveitandans eða starfsfólksins?
Lagalegar og siðferðilegar hliðar rafræns eftirlits
Vaktaðar vinnustöðvar, myndavélar, hljóðnemar og önnur rafræn eftirlitstæki gera vinnuveitendum kleift að fylgjast með nánast öllum þáttum hegðunar starfsfólks á vinnustað (mynd 6.14). Tæknin gerir þeim einnig kleift að fylgjast með allri tölvunotkun starfsfólks, svo sem niðurhali hugbúnaðar og skjala, netnotkun, myndum á skjánum, því hversu lengi tölva hefur verið ónotuð, fjölda áslátta á klukkustund, þeim orðum sem slegin eru inn og innihaldi tölvupósts. Samkvæmt könnun American Management Association beittu 48 prósent vinnuveitenda einhvers konar myndavélaeftirliti á vinnustað og 67 prósent fylgdust með netnotkun starfsfólks. Í 30 prósentum skipulagsheildanna sem svöruðu könnuninni hafði rafrænt eftirlit að lokum leitt til uppsagnar starfsmanns. 49
Lög og reglur um rafrænt eftirlit eru fremur óbein og ósamræmd. Örfá sérstök alríkislög setja einkareknum vinnuveitendum beinar reglur um almenn álitaefni tengd friðhelgi einkalífs á vinnustað. Eftirlit lýtur þó ýmsum settum lögum og fordæmisrétti fylkja og stundum einnig ákvæðum stjórnarskrár alríkisins og fylkjanna. Helstu réttarheimildir um eftirlit á vinnustað eru alríkislögin Electronic Communications Privacy Act frá 1986 (ECPA) og ýmsar fordæmisreglur fylkja sem veita vernd gegn brotum á friðhelgi einkalífs. 50
Þótt ECPA virðist banna vinnuveitanda að fylgjast með munnlegum samskiptum, fjarskiptum og rafrænum samskiptum starfsfólks eru í lögunum tvær veigamiklar undantekningar sem draga úr vernd réttinda þess. Önnur er undantekning vegna rekstrartilgangs. Hún heimilar vinnuveitendum að fylgjast með rafrænum og munnlegum samskiptum þegar lögmætur rekstrartilgangur er fyrir hendi, en vinnuveitendur halda því almennt fram að svo sé. Hin, undantekning á grundvelli samþykkis, er einnig víðnotuð og heimilar eftirlit með samskiptum starfsfólks hafi það veitt samþykki sitt. Samkvæmt Society for Human Resource Management nær skilgreining ECPA á rafrænum samskiptum til rafrænnar sendingar þeirra en ekki rafrænnar geymslu. Dómstólar hafa því greint á milli eftirlits með rafrænum samskiptum, svo sem tölvupósti meðan á sendingu stendur, og skoðunar á geymdum tölvupósti. Almennt er heimilt að skoða tölvupóst meðan hann er sendur en skoðun á geymdum tölvupósti er talin sambærileg leit í einkaskjölum starfsmanns. Hún er því ekki jafnan heimil samkvæmt ECPA nema tilteknar aðstæður séu fyrir hendi, til dæmis þegar tölvupósturinn er geymdur í tölvukerfi vinnuveitandans. 51
Almennt er fyrirtæki heimilt að fylgjast með notkun eigin eigna, meðal annars borðtölva, fartölva og farsíma. Samkvæmt ECPA er tölvukerfi sem vinnuveitandi lætur í té eign hans. Þegar hann útvegar starfsfólki fartölvu sem það má taka heim brýtur hann því líklega engin lög með því að fylgjast með öllu sem gert er í tölvunni, hvort sem það tengist starfi eða einkamálum. Hið sama gildir um farsíma eða spjaldtölvu frá vinnuveitanda. Heimild vinnuveitandans stendur enn traustari fótum ef hann hefur kynnt starfsfólki skriflega stefnu um rafrænt eftirlit með búnaði fyrirtækisins. Þetta gildir almennt ekki um búnað sem starfsmaður á sjálfur, svo sem einkafarsíma.
Samþykki skiptir þó sköpum. Samþykkisákvæði ECPA takmarkast ekki við samskipti í rekstrartilgangi. Fyrirtæki gæti því hugsanlega haldið fram rétti til að fylgjast með persónulegum rafrænum samskiptum ef það getur sýnt fram á samþykki starfsfólks, þótt slíkt eftirlit sé mjög líklegt til að vekja áhyggjur þess eins og fjallað er um í næsta hluta. Einnig skiptir máli hvaða tölvupóstþjónn er notaður. ECPA og lög sumra fylkja banna vinnuveitendum almennt að hlera einkatölvupóst með því að nota persónulegt innskráningarheiti, notandaauðkenni eða lykilorð starfsmanns.
Þótt ECPA og National Labor Relations Act séu alríkislög er fylkjunum heimilt að setja strangari takmarkanir og nokkur þeirra hafa gert það. Sum krefjast þess að vinnuveitendur tilkynni starfsfólki skriflega fyrir fram hvers konar eftirliti verði beitt og með hvaða aðferðum. Dæmi um fylkjalög sem veita launafólki nokkra vernd eru lög í California og Pennsylvania sem krefjast samþykkis beggja aðila áður en fylgjast má með samtali eða taka það upp.
Starfsfólk getur byggt kröfu um friðhelgi einkalífs á fordæmisrétti til að mótmæla eftirliti vinnuveitanda. Fordæmisréttur byggist á fyrri dómsúrlausnum fremur en lögum sem löggjafinn hefur sett. Til að ná fram skaðabótum samkvæmt fordæmisrétti vegna brots á friðhelgi einkalífs verður starfsmaður að sýna fram á að hann eigi rétt á friðhelgi gagnvart þeim upplýsingum sem eftirlitið beinist að. Stjórnarskrár nokkurra fylkja, svo sem Louisiana, Florida, South Carolina og California, tryggja borgurum sérstaklega rétt til friðhelgi einkalífs. Sá réttur kann að vernda starfsfólk gegn eftirliti með persónulegum rafrænum upplýsingum og samskiptum þess á vinnustað.
Við reglusetningu rafræns eftirlits þarf einnig að líta til þess hvort starfsfólk fyrirtækisins eigi aðild að stéttarfélagi. National Labor Relations Board, alríkisstofnun á sviði vinnuréttar, hefur úrskurðað að myndavélaeftirlit á vinnustað teljist til starfsskilyrða sem semja beri um í kjarasamningi. Stéttarfélagið þarf því að samþykkja eftirlitið áður en því er komið á og starfsfólki er þannig gert viðvart. Á ófélagsbundnum vinnustöðum, sem eru í meirihluta, gildir þessi alríkisregla um tilkynningu ekki. Eins og áður kom fram í kaflanum yrði hugsanleg vernd þar að byggjast á reglum fylkis, en þær eru fátíðar í einkageiranum.
Hvað telst eðlileg eftirlitsstefna?
Margt starfsfólk þekkir ekki nákvæm ákvæði laganna. Starfsfólki kann að þykja eftirlit nærgöngult, einkum þegar fylgst er með búnaði sem það á sjálft. Fyrirtæki þurfa einnig að huga að áhrifum á starfsanda ef öllum finnst njósnað um sig og hættunni á að afkastamikið starfsfólk leiti starfstækifæra annars staðar. Vinnuveitendur ættu að móta skýra, afmarkaða og eðlilega eftirlitsstefnu. Hún ætti að takmarka eftirlit við það sem tengist starfinu beint. Ef fyrirtæki hefur til dæmis áhyggjur af framleiðni og vill fylgjast með frammistöðu starfsfólks er hvorki nauðsynlegt að skrá áslátt né taka skjámyndir. Hugbúnaður sem sýnir hve lengi tölva stendur ónotuð eða hvort netið er notað í einkaerindum væri gagnlegri, enda er markmiðið að greina tímasóun.
Vinnuveitendur ættu ávallt að hafa rekstrarmarkmið sín í huga þegar þeir fylgjast með starfsfólki. Málið snýst ekki aðeins um siðferðilega framkomu við starfsfólk; það er einnig skynsamlegt í rekstri að tryggja að eftirlit varði aðeins starfsemi fyrirtækisins og gangi ekki að óþörfu á friðhelgi einkalífs starfsfólks. Mikilvægast er ef til vill að af sanngirnisástæðum verður að kynna eftirlitsstefnuna fyrir starfsfólki. Getur nokkurn tíma verið ásættanlegt að fylgjast með starfsmanni án þess að tilkynna honum það eða hann viti af því?
Stefna Connecticut í námsefnistenglinum hér á undan gildir um alla vinnuveitendur, bæði hjá fylkinu og í einkageiranum. Mörg fylki hafa þó reglur sem gilda aðeins um opinbert starfsfólk. Starfsfólk fylkja nýtur sérstakrar stöðu sem veitir því tiltekin stjórnarskrárbundin réttindi varðandi réttláta málsmeðferð, leitir sem teljast eðlilegar og skyldar réttarreglur. Sama gildir um starfsfólk alríkisstjórnarinnar samkvæmt stjórnarskrá Bandaríkjanna. Stjórnvöldum ber því að gæta sanngirni við eftirlit með starfsfólki, en það merkir ekki að þau megi aldrei viðhafa slíkt eftirlit, eins og mál lögreglumanns í California sýnir. Í einróma dómi í Ontario v. Quon, 52 árið 2010 dæmdi Hæstiréttur Bandaríkjanna lögreglustjóra í Ontario í California í vil. Hann hafði lesið nær fimm hundruð textaskilaboð sem einn lögregluvarðstjóri hans hafði sent með símboða í eigu lögreglunnar. Mörg skilaboðanna voru persónuleg og sum kynferðislegs eðlis; aðeins nokkrir tugir tengdust starfinu. Dómararnir töldu að stjórnarskráin setti opinberum vinnuveitendum litlar skorður við leit þegar hún þjónaði starfstengdum tilgangi.
Dómurinn skapar fordæmi fyrir rúmlega 25 milljónir starfsmanna alríkis, fylkja og sveitarfélaga og takmarkar væntingar þeirra um friðhelgi einkalífs þegar þeir nota búnað sem vinnuveitandi lætur í té. „Þar sem leitin [af hálfu lögreglustjórans] byggðist á lögmætum starfstengdum tilgangi og gekk ekki lengra en þörf krafði var hún eðlileg,“ sagði Anthony M. Kennedy hæstaréttardómari.
Í einkageiranum vinnur starfsfólk ekki hjá stjórnvöldum og stjórnarskrárbann við óréttmætri leit og haldlagningu á lítið sem ekkert við. Vinnuveitendur hafa því enn meira svigrúm til eftirlits en hið opinbera. Mál á borð við Ontario v. Quon kæmi að öllum líkindum aldrei fyrir dóm ef vinnuveitandinn væri einkafyrirtæki, því mat á því hvort öflun textaskilaboðanna teldist réttmæt leit eða haldlagning samkvæmt fjórða viðaukanum á ekki við um ráðningarsamband utan hins opinbera. Stjórnarskráin takmarkar inngrip stjórnvalda en leggur almennt ekki sambærilegar skorður við einkafyrirtæki. Siðferðileg sjónarmið kunna þó að hvetja vinnuveitendur í einkageiranum til að sýna starfsfólki virðingu þótt lög krefjist þess ekki.
Lyfjapróf á vinnustað
Fyrsta spurningin við mótun stefnu um lyfjapróf eða annað eftirlit er hvort vinnuveitandi vilji eða þurfi að beita slíku úrræði. Er prófið lögboðið fyrir tiltekið starf samkvæmt reglum fylkis eða sveitarfélags? Er það skilyrði fyrir ráðningu? Verður að afla samþykkis starfsfólks? Leiðir fall á prófi sjálfkrafa til uppsagnar? Almennar reglur alríkislaga gilda ekki um lyfjapróf á vinnustöðum og málið heyrir því að mestu undir fylkin. Helsta undantekningin tekur til atvinnugreina sem lúta reglum alríkisstjórnarinnar, svo sem flugfélaga, vöruflutningafyrirtækja, járnbrauta og fyrirtækja á sviði þjóðaröryggis. Samgönguráðuneyti Bandaríkjanna gerir til dæmis lyfjapróf skylt fyrir tiltekna hópa, svo sem flugáhafnir og lestarstjóra, og kveður á um sérstaka málsmeðferð. Að öðru leyti eru lyfjapróf yfirleitt valkvæð og ráðast af ákvörðun vinnuveitandans. Mörg fylki setja þeim reglur, en í mismiklum mæli, og enginn sameiginlegur staðall gildir.
Lyfjapróf á umsækjendum eru algengust. Lög fylkja heimila þau yfirleitt, en vinnuveitandi verður að fylgja gildandi reglum um tilkynningar og stöðluðu verklagi sem ætlað er að koma í veg fyrir mistök við sýnatöku og ónákvæmar niðurstöður. Lyfjapróf á starfandi starfsfólki eru mun fátíðari, einkum vegna kostnaðar. Sum fyrirtæki í lyfjaiðnaði og fjármálaþjónustu beita þeim þó. Nokkur fylki setja lagalegar skorður við lyfjaprófum á starfsfólki einkageirans. Í fáeinum þeirra eru próf aðeins heimil ef starfið felur í sér hættu á eignatjóni eða meiðslum annarra eða ef vinnuveitandinn hefur rökstuddan grun um vímuefnaneyslu starfsmanns.
Erfitt er að véfengja lyfjapróf þar sem þau eru talin mjög nákvæm. Umsækjandi eða starfsmaður getur neitað prófinu en það leiðir oft til þess að hann fær ekki starfið eða missir það ef ráðningin er uppsegjanleg án tilgreindrar ástæðu. Bandaríska hugtakið employment at will merkir að starfsmaður eða vinnuveitandi geti slitið ráðningarsambandinu án tilgreindrar ástæðu og hvenær sem er, nema gildandi ráðningarsamningur kveði á um annað. Flest launafólk í Bandaríkjunum fellur undir þetta fyrirkomulag þar sem ráðningarsamningur bindur hvorugan aðila til áframhaldandi ráðningar; starfsmaður getur hætt og vinnuveitandi sagt honum upp hvenær sem er og af hvaða lögmætu ástæðu sem er. Í sumum fylkjum á starfsmaður ekki aðeins á hættu að missa starfið heldur einnig rétt til atvinnuleysisbóta ef honum er sagt upp fyrir að neita lyfjaprófi. Employment at will er því lykilforsenda þess að lyfjapróf séu möguleg og nær til um 85 prósenta starfsfólks í einkageiranum. Félagsbundið launafólk og æðstu stjórnendur eru með samninga og falla því ekki undir fyrirkomulagið, og sama gildir um opinbert starfsfólk sem á rétt á réttlátri málsmeðferð. Eina lagalega takmörkunin er sú að í sumum fylkjum verður prófunarferlið að vera sanngjarnt og nákvæmt og draga sem mest úr villum og ranglega jákvæðum niðurstöðum.
Lyfjapróf vekja þó erfið álitaefni um friðhelgi einkalífs. Vinnuveitendur eiga lögmætra hagsmuna að gæta og þeim er heimilt að koma í veg fyrir að átt sé við sýni, til dæmis með því að krefjast þess að próftakar klæðist sjúkrahússlopp. Sumir nota eftirlitsaðila sem mæla hitastig þvagsins eða hlusta meðan próftaki skilar þvagsýni. Samkvæmt Legal Information Institute við lagadeild Cornell University hafa dómstólar sumra fylkja, svo sem Georgia, Louisiana og Hawaii, talið það óréttmætt inngrip í friðhelgi einkalífs að eftirlitsaðili horfi á starfsmann á salerni. Í öðrum fylkjum, svo sem Texas og Nevada, er það heimilt. 53
Fjölmörg dómsmál hafa verið höfðuð vegna ágreinings um friðhelgi einkalífs. Í grein í Harvard Journal of Law and Technology tók Mark Rothstein, prófessor við lagadeild University of Houston og forstöðumaður Health Law and Policy Institute, saman dæmi um slíkar réttardeilur. 54 Í einu máli komst dómstóll að þeirri niðurstöðu að vinnuveitandi hefði gripið til ólögmætra hefndaraðgerða samkvæmt Mine Safety and Health Act. Vinnuveitandinn sagði upp tveimur starfsmönnum sem gátu ekki skilað þvagsýni í viðurvist annarra eins og þeim hafði verið gert að gera. Í öðru máli fékk starfsmaður 125.000 Bandaríkjadali í skaðabætur vegna brots á friðhelgi einkalífs og andlegrar vanlíðanar sem vinnuveitandinn olli af gáleysi eftir að starfsmaðurinn var neyddur til að skila þvagsýni undir beinu eftirliti.