10.4 Stjórnun, eftirfylgni og aðlögun fyrstu áætlunarinnar
10.4 Stjórnun, eftirfylgni og aðlögun fyrstu áætlunarinnar
Námsmarkmið
Að þessum hluta loknum ættir þú að geta:
Í þessum kafla höfum við fjallað um hvernig stofna má ófullkomið fyrirtæki með Lean Startup-aðferðinni. Við höfum skoðað hringrásina byggja–mæla–læra og hvernig prófa má lágmarksstarfhæfa vöru (MVP). Einnig höfum við rætt hvernig takast megi á við óttann við að mistakast og vinna gegn neikvæðum hugsunum. Þar að auki höfum við skoðað hvernig fólk úr minnihlutahópum getur nýtt úrræði til að auka líkur sínar á árangri. Nú er komið að því að útbúa Lean Startup-áætlun sem styður við stofnun fyrirtækisins.
Eins og ljóst ætti að vera er Lean Startup-áætlun mikilvæg til að vinna eftir ferlinu. Hún fylgir Lean Startup-aðferðinni og er stutt viðskiptaáætlun sem mögulegir fjárfestar og starfsfólk fá að sjá. Hún veitir fljótlega og skilvirka leið til að setja, stýra og meta markmið og stefnu fyrirtækis. Mynd 10.13 sýnir þætti hennar.
Hefðbundin viðskiptaáætlun krefst ítarlegs skjals um bakgrunn fyrirtækisins, markhóp, markmið, fjárhagsupplýsingar og markaðsstefnu. Gerð slíkrar áætlunar tekur yfirleitt langan tíma, allt frá nokkrum mánuðum upp í ár, eins og fjallað er um í Viðskiptalíkan og áætlun. Fullbúin viðskiptaáætlun þarf ítarlegar og traustar upplýsingar vegna þess að hún er gerð fyrir innri notkun, banka eða fjárfesta sem þurfa rök fyrir því að fyrirtækið sé góð fjárfesting og aðra hagsmunaaðila. Lean Startup-áætlun er hins vegar stutt og inniheldur aðeins afmarkaðar upplýsingar sem nægja til að fara í gegnum hringrásina byggja–mæla–læra. Þar eru fyrstu hugmyndir um vöruna skýrðar til að auðvelda vinnuna í hringrásinni. Einnig má deila áætluninni með mögulegum fjárfestum og starfsfólki sem þarf einungis þær upplýsingar sem nauðsynlegar eru til að ákveða hlutverk sitt í verkefninu.
Gerð Lean Startup-áætlunar
Eins og áður hefur komið fram byggist Lean Startup-áætlun á Lean Startup-aðferðinni. Áætlanagerðin hefst á stuttum listum sem veita leiðsögn og þróast eftir því sem vinnunni vindur fram. 67 Áætlunin á ekki að taka marga mánuði í vinnslu; hægt er að setja hana upp á nokkrum dögum. Hún beinist að kjarna rekstrarins og inniheldur því aðeins mikilvægustu atriðin um markaðssetningu, viðskiptalíkan, fjármál, hringrásina byggja–mæla–læra og lágmarksstarfhæfu vöruna. 68
Eftirfarandi eru grunnskref og upplýsingar sem eiga heima í Lean Startup-áætlun.
Þegar þessum skrefum er lokið getur frumkvöðullinn hafið eða haldið áfram rekstri fyrirtækisins.
Skrifaðu stutt og einfalt skjal
Áætlunin þarf hvorki að innihalda samantekt stjórnenda né upplýsingar um bakgrunn fyrirtækisins eða teymið. Hún er í raun aðeins stutt kynning sem má deila með fjárfestum og mögulegum samstarfsaðilum. Einbeittu þér að því sem skiptir máli og taktu eftirfarandi með:
Áætlunin er aðeins einfaldur listi yfir það sem þarf að gera og hver ber ábyrgð á hverju. Hún inniheldur einnig tímaramma, kostnað og ávinning. Hún líkist síður hefðbundnu skjali en röð lista og áhersluatriða. Frumkvöðullinn skráir aðeins þau grunnatriði rekstrarins sem þarf til að ná því markmiði sem unnið er að. Síðar, þegar utanaðkomandi hagsmunaaðilar eða bankar krefjast skjals vegna lánsumsóknar, má útbúa fullbúna áætlun með rannsóknum og ítarlegri upplýsingum um markaðinn, umhverfið, þróun og stefnu.
Frumkvöðull sem er að stofna fyrirtæki í gervilimagerð getur til dæmis hafið Lean Startup-áætlun á lýsingu meginvörunnar, svo sem sérsmíðuðum gervilimum fyrir börn. Síðan má bæta við grunnverði eða verðbili fyrir vöruna. Þar sem hún er sérsmíðuð er líklegt að verðið sé breytilegt eftir viðskiptavinum. Einnig þarf að ákveða hvar starfsemin fer fram. Miðlæg staðsetning væri líklega heppileg, einkum nálægt læknum og sjúkrahúsum. Loks má skrá grunnstefnu um kynningu til að ná til markaðarins, svo sem samskipti við barnasjúkrahús og lækna á svæðinu sem geta vísað sjúklingum til fyrirtækisins. Frumkvöðullinn gæti einnig ákveðið að útbúa einfaldan vef, netauglýsingar og bæklinga fyrir mögulega viðskiptavini. Þegar öll stefnumið hafa verið sett fram má bæta við tímaáætlun frá upphafi til opnunardags og úthluta verkefnum til allra sem bera ábyrgð á starfseminni. Þar geta verið skrifstofustjóri, stoðtækjafræðingur og markaðsfulltrúi.
Því næst getur frumkvöðullinn skýrt hvernig fyrirtækið aflar tekna. Greiðir viðskiptavinurinn fyrirtækinu beint fyrir vöruna? Tekur fyrirtækið við greiðslum frá tryggingafélögum og greiðsluþátttöku viðskiptavinarins? Slíkar spurningar þarf að skrá. Grunnspá um eftirspurn á markaði hjálpar síðan við spá um sölu, kostnað og hagnað.
Prófaðu lágmarksstarfhæfu vöruna í hringrásinni byggja–mæla–læra
Þegar Lean Startup-áætlunin liggur fyrir er næsta skref að framkvæma hana og prófa lágmarksstarfhæfu vöruna í hringrásinni byggja–mæla–læra. Þar reynir á áætlunina í framkvæmd og allar forsendur hennar eru prófaðar við raunverulegar aðstæður.
Í dæminu fær frumkvöðullinn tækifæri til að smíða gervilimina og spyrja spurninga sem stuðla að betri vöru með tímanum. Þá gæti komið í ljós að víkka megi vöruframboðið þannig að það taki einnig til spelkna og annarra stoðtækja, ekki aðeins gervilima, og að fullorðnir geti einnig tilheyrt markhópnum.
Farðu yfir niðurstöðurnar
Þetta skref ætti að framkvæma að minnsta kosti mánaðarlega og fela í sér ítarlega yfirferð yfir endurgjöf viðskiptavina, markaðssetningu og niðurstöður. Þá gefst frumkvöðlinum gott tækifæri til að meta hvort markmiðum hafi verið náð og greina það sem má bæta. Yfirferð niðurstaðna getur þó vakið mótstöðu starfsfólks, ef það er til staðar, því það kann að þreytast á áætlanagerð, fundum um hana og kröfum um að sýna niðurstöður. Ferlið getur vakið ótta eða neikvæðar tilfinningar vegna áhyggna af ásökunum. Sem leiðtogi þarftu þó ávallt að fullvissa starfsfólkið um að ferlið hjálpi því að bæta vinnubrögðin og veiti þær upplýsingar og verkfæri sem þarf til að breyta stefnu fyrirtækisins til hins betra. Markmiðið er að bregðast við niðurstöðunum en láta þær ekki draga úr sér kjark.
Ef gervilimafyrirtækið í dæminu fær ekki næga viðskiptavini til að standa undir rekstrinum gefst hér tækifæri til að finna vandann og breyta Lean Startup-áætluninni.
Endurskoðaðu áætlunina
Breyttu áætluninni eftir þörfum. Þegar mælikvarðar hafa verið bornir saman við niðurstöður, markaðssetning prófuð og mæld og endurgjöf viðskiptavina fengin er kominn tími til að endurskoða áætlunina og laga hana. Breytingarnar geta falist í nýjum eiginleika á vörunni, viðbótarvörum, breyttum kynningaraðgerðum eða öðrum samskiptum við viðskiptavini og ráðgjafa.
Ef viðskiptavinir gervilimafyrirtækisins eru ekki nógu margir til að standa undir rekstrinum geta stofnendurnir leiðrétt stefnuna á þessu stigi. Mögulega þekkja viðskiptavinir ekki fyrirtækið eða of fáir viðskiptavinir eru börn og því mætti bæta fullorðnum við hann. Þegar áætlunin hefur verið endurskoðuð og breytingarnar innleiddar getur reksturinn haldið áfram og prófunarferlið hafist á ný. Eins og mynd 10.14 sýnir er þetta samfellt ferli. Það krefst stöðugrar uppfærslu og samstarfs allra sem koma að fyrirtækinu. Þegar ferlið hefur verið innleitt verður auðveldara að viðhalda því og líta á það sem nauðsynlegan þátt í vexti fyrirtækisins.
Tim Berry, frumkvöðull, fyrrverandi starfsmaður Apple, rithöfundur og nú sérfræðingur í Lean Startup-aðferðinni, ráðleggur fyrirtækjum um Lean-áætlanagerð. Sjálfur er hann lítt hrifinn af langri áætlanagerð og hefur litla þolinmæði fyrir viðamiklum áætlunum og forritun. Að mati Berry inniheldur Lean-áætlanagerð ekki flóknar upplýsingar og smáatriði sem reksturinn þarf ekki á að halda. Hún er ekki eiginlegt skjal heldur safn stuttra áhersluatriða, lista og taflna. Að hans mati eru mikilvægustu þættirnir þessir: