9.4 Gerð reikningsskila og fjárhagsspáa fyrir sprotafyrirtæki
9.4 Gerð reikningsskila og fjárhagsspáa fyrir sprotafyrirtæki
Námsmarkmið
Að þessum hluta loknum átt þú að geta:
Þú hefur lært hvernig reikningshaldskerfi flokkar viðskipti eftir eignum, skuldum og eigin fé, hvað viðskiptin merkja í bókhaldsjöfnunni og hvað upplýsingarnar segja um fjárhagsstöðu rekstrareiningar í heild. Nú skoðum við hvernig taka má viðskiptin saman í reikningsskilum sem hægt er að miðla til hagsmunaaðila. Innan fyrirtækisins eru reikningsskilin notuð við ákvarðanir um stjórnun þess og rekstur. Utan þess veita þau núverandi og hugsanlegum fjárfestum gögn til að meta fjárhagslegan stuðning við verkefnið.
Upplýsingarnar sem færðar eru í reikningshaldskerfið eru teknar saman í reikningsskilum, sem eru afurð kerfisins. Við skoðum þrenns konar grunnreikningsskil:
Hver tegund reikningsskila miðlar tilteknum upplýsingum til lesenda sinna. Fjárfestar um allan heim nota reikningsskil daglega við fjárfestingarákvarðanir.
Efnahagsreikningurinn
Fyrsta tegund reikningsskila er efnahagsreikningurinn. Efnahagsreikningurinn tekur saman bókhaldsjöfnuna og skipar einstökum reikningum í rökrétta flokka. Eins og áður hefur komið fram eru liðir bókhaldsjöfnunnar:
Bókhaldsjafnan sjálf (eignir = skuldir + eigið fé) er sett fram í efnahagsreikningnum. Hún birtist í tveimur hlutum. Annars vegar eru allar eignir sundurliðaðar og lagðar saman. Sú heildarfjárhæð er borin saman við samtölur í hinum hlutunum tveimur, sem sýna skuldir og eigið fé. Rétt eins og bókhaldsjafnan þarf efnahagsreikningurinn að vera í jafnvægi.
Mynd 9.11 sýnir efnahagsreikning Hometown Pizzeria fyrir árið 2020. Þetta eru sams konar reikningsskil og fjárfestar nota í raun til að kynna sér fyrirtæki. Í hvorum helmingi reikningsins sjást helstu liðir bókhaldsjöfnunnar ásamt mörgum sundurliðuðum reikningum. Reikningsskilin veita lesanda skjóta yfirsýn yfir það sem fyrirtækið á og skuldar. Hugsanlegur fjárfestir hefur áhuga á hvoru tveggja. Fjárhæð skulda gefur til kynna hve mikið fyrirtækið þarf að greiða niður áður en fjárfestar sjá arð af fjárfestingu sinni.
Ólíkt bókhaldsjöfnunni sem sýnd var í Grunnatriðum reikningshalds fyrir frumkvöðla birta flestir efnahagsreikningar gögn lóðrétt en ekki lárétt. Lóðrétta sniðið sýnir þó enn báðar hliðar jöfnunnar, nema hvað skuldir og eigið fé eru í neðri hluta reikningsins. Hliðarnar þurfa enn að vera jafnar, það er í jafnvægi, og þaðan kemur heitið „efnahagsreikningur“.
Við skoðun á efnahagsreikningi Hometown Pizzeria sjáum við hvers konar eignir fyrirtækið hefur. Þar eru handbært fé, hráefni og veitingahúsabúnaður, sem allt þarf til að baka og selja pítsur. Þar sjást einnig skuldir. Viðskiptaskuldir ná yfir marga birgja sem fyrirtækið kaupir hjá gegn greiðslufresti, það er að birgjarnir leyfa veitingastaðnum að greiða eftir afhendingu. Birgjarnir gætu selt hveiti, grænmeti eða pítsukassa. Kreditkortaskuld er ógreidd staða kreditkortsins, sem einnig gæti hafa verið notað til að kaupa birgðir eða greiða aðra reikninga.
Eitt það fyrsta sem fjárfestir gerir er að bera heildareignir fyrirtækis saman við heildarskuldir þess. Hér sýnir veitingastaðurinn eignir samtals að fjárhæð 27.182 Bandaríkjadala og skuldir samtals að fjárhæð 5.649 Bandaríkjadala. Fyrirtækið á því meira en það skuldar, sem er jákvætt merki. Eignirnar eru raunar margfalt meiri en skuldirnar. Þótt handbært fé nægi ekki til að greiða allar skuldirnar strax hafa aðrar eignir verðgildi og mætti selja þær til að afla reiðufjár.
Í stuttu máli tekur efnahagsreikningurinn saman bókhaldsjöfnuna. Hann sýnir eigandanum hvað fyrirtækið hefur og hvernig það var fjármagnað. Fjárfestar vilja einnig skilja í hvað fyrirtækið hefur varið fé og hvaðan það kom. Sé fyrirtæki mjög skuldsett gæti fjárfesting farið beint í að greiða upp gjaldfallnar skuldir án þess að styðja reksturinn að ráði. Fjárfestar lesa því reikningsskilin til að vita hvernig fé þeirra verður notað.
Rekstrarreikningurinn
Önnur tegund grunnreikningsskila er rekstrarreikningurinn, sem sýnir afkomu af starfsemi fyrirtækis. Í einföldustu mynd lýsir rekstrarreikningurinn, sem einnig er kallaður hagnaðar- og tapsreikningur, hve miklar tekjur fyrirtækið aflaði í rekstrinum og hvaða kostnaður féll til við tekjuöflunina. Fjárfestir vill vita hve mikið fé kom frá viðskiptavinum og hve miklu þurfti að verja til að afla þeirra. Þegar gjöld eru dregin frá tekjum fæst hrein afkoma, sem er hagnaður ef hún er jákvæð.
Þegar heildartekjur og heildargjöld hafa verið fundin getur fyrirtæki reiknað hagnaðarhlutfall sitt. Hagnaðarhlutfall fæst með því að deila hagnaði með heildartekjum og er sett fram sem prósenta. Ef pítsustaður seldi til dæmis fyrir 100.000 Bandaríkjadali fyrsta árið og gjöldin næmu 90.000 Bandaríkjadölum yrði hreinn hagnaður 10.000 Bandaríkjadalir. Þegar þeim hagnaði er deilt með sölutekjunum, 100.000 Bandaríkjadölum, er hagnaðarhlutfallið 10 prósent. Af hverjum Bandaríkjadal sölutekna sitja þá tíu sent eftir sem hagnaður. Hagnaðinn mætti geyma til endurbóta eða stækkunar síðar eða greiða eigendum sem úthlutun.
Pítsustaður, líkt og önnur fyrirtæki sem selja áþreifanlega vöru, ber kostnað sem tengist sérstaklega vörunni. Í pítsu þarf til dæmis hveiti og ger í deigið, tómatsósu, ost og annað álegg. Þessi gjöld nefnast kostnaðarverð seldra vara. Kostnaðurinn ræður mestu um hvort fyrirtækið getur skilað hagnaði. Ef söluverð pítsu er 12 Bandaríkjadalir og hráefniskostnaðurinn einnig 12 Bandaríkjadalir er niðurstaða viðskiptanna núll. Fyrirtækið hagnast ekkert á sölunni heldur fær aðeins hráefniskostnaðinn endurgreiddan. Slíkt viðskiptalíkan er ekki raunhæft, enda fellur til ýmiss annar kostnaður, svo sem húsaleiga, laun starfsfólks og fleiri gjöld.
Söluverð vöru að frádregnum beinum kostnaði hennar, eða kostnaðarverði seldra vara, er framlegð. Í vörufyrirtæki er þetta mikilvægasta rekstrartalan. Fyrirtæki þarf að vita hve mikið hver sala skilar því framlegðin stendur undir öllum öðrum gjöldum. Selji pítsustaðurinn pítsu á 12 Bandaríkjadali gæti hráefniskostnaður verið 4 Bandaríkjadalir og framlegð af einni pítsu því 8 Bandaríkjadalir. Framlegðin eykst með hverri seldri pítsu. Selji fyrirtækið 1.000 pítsur á mánuði nema sölutekjur 12.000 Bandaríkjadölum, kostnaðarverð seldra vara 4.000 Bandaríkjadölum og 8.000 Bandaríkjadalir sitja eftir í framlegð (mynd 9.12).
Afkoma af rekstri
Eins og fram kom fyrr í kaflanum getur fyrirtæki myndað eignir með skuldafjármögnun eða fjármögnun með eigin fé. Eftir upphaflegu fjárfestinguna má nýta eignirnar í rekstrinum. Þegar Hometown Pizzeria hefur til dæmis opnað og lokið við að innrétta eldhús og matsal getur fyrirtækið útbúið mat og selt viðskiptavinum. Við það verða til nýjar eignir í formi handbærs fjár frá viðskiptavinum. Rekstur, sem skapar tekjur, er þannig þriðja leið fyrirtækis til eignamyndunar. Við bestu aðstæður þarf fyrirtækið litla utanaðkomandi fjárfestingu eftir að rekstur hefst.
Fjárhæðin sem fyrirtæki aflar með sölu vöru eða þjónustu nefnist tekjur, eða sala. Kostnaður sem fellur til í venjulegum rekstri nefnist gjöld. Greiðslur viðskiptavina fyrir máltíðir eru tekjur nýopnaða pítsustaðarins en kostnaður við hráefni, drykki, borðbúnað og pappírsvörur, svo sem servíettur, eru rekstrargjöld. Tekjur að frádregnum rekstrargjöldum eru hagnaður fyrirtækisins, eða hreinn hagnaður.
Áður en við sýnum tekjur af rekstri skulum við rifja upp grundvallarmun þessara lykilhugtaka. Þegar fyrirtæki eignast nýja eign þarf hún að koma einhvers staðar frá, yfirleitt úr einni af þremur áttum. Þær birtast hægra megin í jöfnunni. Í fyrsta lagi myndast skuld ef fyrirtækið eignast nýja eign án þess að hafa greitt fyrir hana. Þetta gerðist þegar Shanti greiddi fyrir tölvuna með kreditkorti. Hún þarf síðar að greiða kreditkortafyrirtækinu, en skuldin er ekki hið sama og gjald, eins og við sjáum síðar. Fyrirtækið hefur í bili eignast verðmæti sem þarf að greiða öðrum aðila fyrir síðar.
Önnur uppspretta nýrra eigna er framlag eigenda. Þetta var fyrsta dæmið þegar Shanti lagði persónulegan sparnað sinn inn á bankareikning fyrirtækisins. Eignir fyrirtækisins jukust vegna þess að handbært fé varð meira en áður og hægra megin í bókhaldsjöfnunni skráum við uppruna eignanna, það er framlag Shanti. Framlög eigenda eru því önnur leið til að mynda nýjar eignir.
Þriðja leiðin til að mynda nýjar eignir er rekstur. Þegar Shanti notar eign fyrirtækisins, tölvuna, til að vinna fyrir viðskiptavin með því að útbúa vef leiðir það til sölu, eða tekna. Eignir fyrirtækisins aukast þegar viðskiptavinurinn greiðir fyrir verkið og handbært fé fyrirtækisins eykst. Hægra megin í jöfnunni skráum við aftur uppruna eignarinnar: tekjur. Tekjur eru aukning eigna vegna greiðslna viðskiptavina fyrir vörur og þjónustu.
Til skýringar höldum við áfram með vefhönnunarfyrirtæki Shanti. Hún keypti tölvu fyrir persónulegan sparnað og hefur verið ráðin til að útbúa vef fyrir fyrirtæki í nærsamfélaginu. Viðskiptavinurinn samþykkir að greiða 5.000 Bandaríkjadali fyrir vefinn þegar hann er tilbúinn. Þegar verkinu lýkur skráir Shanti móttöku 5.000 Bandaríkjadala í reiðufé sem hækkun á sjóðsreikningi. Hægra megin í jöfnunni er fjárhæðinni bætt við tekjureikning undir eigin fé (mynd 9.13).
Heildareignir fyrirtækisins hafa vaxið í 6.000 Bandaríkjadali með þeim 5.000 Bandaríkjadölum sem aflað var og innheimt af viðskiptavininum. Hægra megin í jöfnunni hefur eigið fé aukist í nýjum dálki fyrir tekjur og gjöld, þar sem tekjur eru jákvæðar fjárhæðir en gjöld neikvæðar.
Bókhaldsjafnan lýsir því hvernig viðskipti eru flokkuð með því að jafna það sem fyrirtæki hefur, eignirnar, við fjármögnun þeirra, skuldir og eigið fé. Í næsta hluta kaflans skoðum við hvernig upplýsingarnar eru teknar saman í reikningsskilum og hvernig frumkvöðlar og hugsanlegir fjárfestar nota þær.
Sjóðstreymisyfirlitið
Þriðja tegund grunnreikningsskila sem við fjöllum um er sjóðstreymisyfirlitið, sem skýrir uppruna og ráðstöfun handbærs fjár fyrirtækis.
Þú kannt að velta fyrir þér muninum á sjóðstreymisyfirliti og rekstrarreikningi. Stutta svarið er að rekstrarreikningurinn skráir atburði þegar þeir eiga sér stað, en ekki endilega þegar fyrirtækið fær greitt. Tilteknir liðir, svo sem sala, eru skráðir þegar verki lýkur. Snúum aftur að vefhönnuðinum Shanti. Um leið og hún lýkur vef viðskiptavinarins skráir reikningshaldskerfið tekjurnar og fjárhæðina sem viðskiptavinurinn skuldar, en sá liður nefnist viðskiptakrafa. Glími viðskiptavinurinn við fjárhagserfiðleika eða verði gjaldþrota fær Shanti ef til vill aldrei greitt fyrir verkið. Rekstrarreikningurinn sýnir engu að síður sölu og hugsanlega hagnað. Verði viðskiptavinurinn gjaldþrota sjást engin merki um hagnaðinn á bankareikningi fyrirtækisins.
Sjóðstreymisyfirlitið var þróað vegna þessa munar. Það tekur aðeins til starfsemi sem leiðir til inn- eða útgreiðslu handbærs fjár. Til að skilja betur tilgang og notkun sjóðstreymisyfirlitsins skoðum við það fyrst aftur í samhengi við pítsustað (mynd 9.14).
Eins og sjá má á sjóðstreymisyfirliti Hometown Pizzeria skapar grunnreksturinn jákvætt sjóðstreymi en einnig þurfti að ráðast í stór kaup. Þetta er algengt við stofnun fyrirtækis. Ekki fylgja hverju húsnæði fullbúið atvinnueldhús og matsalur og því gæti þurft að kaupa pítsuofn, stóla og borð. Þótt rekstrarreikningurinn nálgist sjóðstreymi frá rekstri sýnir hann ekki hið mikla útstreymi vegna upphaflegra tækjakaupa. Kaupin voru færð sem eign í bókhaldsjöfnunni og skráð í efnahagsreikninginn. Þessi mikli munur einn og sér skýrir hvers vegna sumir telja sjóðstreymisyfirlitið mikilvægast allra reikningsskila. Það brúar bilið milli rekstrarreiknings og efnahagsreiknings.
Eins og myndin sýnir skiptist sjóðstreymisyfirlitið í þrjá hluta. Fyrsti hlutinn er rekstrarhreyfingar, það er dagleg starfsemi fyrirtækisins, svo sem kaup á birgðum, greiðsla húsaleigu og móttaka greiðslna frá viðskiptavinum. Hlutinn sýnir lesanda hve vel viðskiptalíkan fyrirtækisins skapar sjóðstreymi.
Fjárfestingarhreyfingar taka til stórra kaupa á búnaði eða aðstöðu. Þegar Amazon byggir nýjar höfuðstöðvar til viðbótar eru milljarðarnir sem fara í verkefnið til dæmis skráðir sem fjárfestingarhreyfingar. Hafi fyrirtæki umframfé getur það einnig keypt verðbréf, svo sem hlutabréf og skuldabréf, sem geta skilað meiri arði en hefðbundinn bankasparnaður. Þessi hluti sýnir lesanda í hvaða stórkaup fyrirtækið ver fé.
Þriðji hluti sjóðstreymisyfirlitsins er fjármögnunarhreyfingar. Hann sýnir hvaðan nýtt handbært fé kemur. Eigendur Hometown Pizzeria þurfa að finna leið til að greiða fyrir eldhúsbúnaðinn og húsgögnin. Eigi þeir nægan persónulegan sparnað geta þeir lagt féð sjálfir í fyrirtækið. Annars þurfa þeir að leita annarra leiða, svo sem lána eða fjárfesta af því tagi sem fjallað var um í Yfirliti yfir fjármála- og reikningshaldsaðferðir frumkvöðla. Fjármögnunarhreyfingar eru yfirleitt einnig færðar í efnahagsreikning. Þessi hluti yfirlitsins skýrir hvaða leiðir eigendurnir notuðu til að afla utanaðkomandi fjár. Hann gefur jafnframt alltaf til kynna framtíðarskuldbindingar. Hafi banki lánað fyrirtækinu fé þarf til dæmis að endurgreiða lánið síðar og fyrirtækið þarf að leggja til hliðar fé fyrir mánaðarlegum afborgunum. Leggi nýir fjárfestar fram fé þarf að spyrja hvers konar arðsemi þeir sækjast eftir. Vilji þeir reglulega úthlutun hagnaðar þarf að taka tillit til þess.
Fjárhagsspár
Fjárhagsspár eru meðal öflugustu verkfæra fyrirtækjaeigenda. Fjárhagsspá er áætlun um framtíðarrekstur fyrirtækis. Hún gefur mynd af rekstrinum fram undan: Hvernig líta næstu mánuðir út? Hvað með næsta ár? Spáin sýnir væntanlegar greiðslur og tímasetningu kostnaðar. Þannig getur eigandinn metið hvaða fjármögnun þarf að tryggja.
Tvö lykilhugtök í fjárhagsspám eru árstaktur og útgjaldahraði. Árstaktur framreiknar núverandi rekstur til framtíðar. Ef pítsustaðurinn selur til dæmis fyrir 10.000 Bandaríkjadali á mánuði jafngildir það 120.000 Bandaríkjadala árstakti. Með því að margfalda mánaðarfjárhæðina með tólf fæst ársfjárhæðin; fyrir ársfjórðungsspá væri hún margfölduð með þremur. Þetta hjálpar við að sýna fjárfestum hvernig fyrirtækið gæti litið út nú þegar það hefur náð fótfestu í sölu.
Útgjaldahraði er sá hraði sem útstreymi handbærs fjár er umfram innstreymi, það er hve miklu fé fyrirtækið eyðir umfram tekjur í hverjum mánuði. Áður en sprotafyrirtæki aflar tekna, eða nægra tekna til að ná hagnaðarmörkum, verður það rekið með tapi. Skilningur á því hve hratt gjöldin eru umfram tekjur auðveldar eigendum að skipuleggja reksturinn. Taki til dæmis sex mánuði að gera pítsustaðinn upp og húsaleigan sé 2.000 Bandaríkjadalir á mánuði er útgjaldahraðinn 2.000 Bandaríkjadalir á mánuði. Spáin sýnir þá að fyrirtækið þarf 12.000 Bandaríkjadali til viðbótar í fjármögnun (2.000 Bandaríkjadalir sex mánuðir), umfram kostnað við endurbæturnar. Greiða þarf húsaleiguna þótt staðurinn hafi ekki enn opnað.
Á frumfjármögnunarstigi má einnig nota fjárhagsspár til að sýna hugsanlegum fjárfestum hve fljótt fyrirtækið muni afla tekna og vonandi hvetja þá til fjárfestingar. Rétt eins og í Shark Tank eru spárnar notaðar í kynningunni. Fjárfestar og lánveitendur vilja sjá nákvæmlega hvernig búast megi við að reksturinn þróist og hve fljótt fyrirtækið skilar jákvæðri afkomu.
Greining hagnaðarmarka
Annar mikilvægur þáttur í áætlanagerð nýrra fyrirtækjaeigenda er að skilja hagnaðarmörk, það rekstrarumfang þar sem tekjur nægja nákvæmlega fyrir kostnaði. Þá verður hvorki hagnaður né tap. Til að reikna hagnaðarmörkin þarf fyrst að skilja hegðun breytilegs og fasts kostnaðar.
Breytilegur kostnaður sveiflast með umfangi sölu. Hráefniskostnaður Hometown Pizzeria er dæmi um breytilegan kostnað. Fyrr í kaflanum var hann einnig nefndur kostnaðarverð seldra vara. Breytilegi kostnaðurinn ræðst af fjölda seldra pítsa og markmiðið er að kaupa nægilegt hráefni án þess að birgðir klárist eða skemmist. Hér kostar 4 Bandaríkjadali að útbúa hverja pítsu og heildarbreytilegur kostnaður hvers mánaðar er því 4 Bandaríkjadalir margfaldað með fjölda framleiddra pítsa. Þetta er ólíkt föstum kostnaði á borð við húsaleigu, sem helst óbreytt í hverjum mánuði hvort sem staðurinn selur pítsur eða ekki.
Fyrsta skrefið við mat á hagnaðarmörkum er að reikna framlegð af hverri seldri einingu. Framlegð á einingu er söluverð hennar að frádregnum breytilegum kostnaði. Söluverð pítsu hjá Hometown Pizzeria er 12 Bandaríkjadalir og breytilegi kostnaðurinn 4 Bandaríkjadalir. Framlegðin er því 8 Bandaríkjadalir á hverja pítsu. Þessir 8 Bandaríkjadalir fara í að greiða önnur gjöld og þegar þau eru að fullu greidd bætist afgangurinn við hagnaðinn. Þegar ljóst er hve mikið hver seld eining leggur til annarra gjalda má meta hvernig sá kostnaður hagar sér (mynd 9.15).
Hinn meginflokkur kostnaðar er fastur kostnaður. Fastur kostnaður er ákveðin fjárhæð sem breytist ekki með umfangi sölu. Húsaleiga er dæmi um slíkan kostnað, en flest önnur gjöld fyrirtækis haga sér einnig með þessum hætti. Þótt sumur kostnaður sveiflist milli mánaða telst hann aðeins breytilegur ef hann hækkar þegar fyrirtækið selur eina einingu til viðbótar. Kostnaður á borð við tryggingar, laun og skrifstofuvörur telst yfirleitt fastur.
Þegar breytilegur og fastur kostnaður hefur verið ákvarðaður má nota upplýsingarnar til að greina hagnaðarmörk. Hagnaðarmörk eru reiknuð með því að deila heildarföstum kostnaði með framlegð á einingu. Gerum ráð fyrir að Hometown Pizzeria selji enn pítsur með 8 Bandaríkjadala framlegð hverja og að eini fasti kostnaðurinn sé 2.000 Bandaríkjadalir húsaleiga á mánuði. Til að finna hve margar pítsur þarf að selja mánaðarlega fyrir húsaleigunni deilum við 2.000 Bandaríkjadölum með 8 Bandaríkjadölum. Hagnaðarmörkin eru þá 250 pítsur. Selji staðurinn 250 pítsur á mánuði er húsaleigan að fullu greidd og sala umfram þann fjölda bætist við hagnað. Selji fyrirtækið færri en 250 pítsur nægja tekjurnar ekki fyrir húsaleigunni og það verður rekið með tapi. Þegar tap verður þurfa eigendurnir að leggja fram meiri persónulegan sparnað eða hugsanlega taka lán (mynd 9.16).
Skilningur á hagnaðarmörkum fyrirtækis veitir mikilvæga innsýn. Í grunninn sýna þau hve margar einingar þarf að selja til að standa undir gjöldum án taps. Þau geta einnig hjálpað eigendum að sjá hvenær kostnaður er of hár og ákveða hve margar einingar þarf að selja til að ná jafnvægi. Sé þetta ljóst frá upphafi geta frumkvöðlar forðast að stofna fyrirtæki sem aðeins skilar tapi.