12.2 Uppbygging draumateymis frumkvöðulsins
12.2 Uppbygging draumateymis frumkvöðulsins
Markmið kaflans
Að þessum kafla loknum átt þú að geta:
Helgina 4. júlí 1970 hóf Casey Kasem útvarpsþáttinn American Top 40, þar sem leikin voru lög af lista Billboard yfir 100 vinsælustu smáskífurnar. Það sem hófst sem einfalt safn vinsælla laga, leikið í hækkandi röð eftir vinsældum, lauk þrjátíu og níu árum síðar um helgina 4. júlí 2009. Þegar Kasem kvaddi hlustendur í síðasta sinn þakkaði hann samstarfsfólki sínu: „Árangur verður ekki til í tómarúmi. Maður er aldrei betri en fólkið sem maður vinnur með og fyrir. Ég hef verið heppinn. Ég hef unnið fyrir og með allra besta fólkinu.“ 11
Jay Samit, varaformaður hjá Deloitte Consulting LLP, sérhæfir sig í veldisvaxandi tækni, byltingarkenndri aðferð við að skapa og vinna með upplýsingar og gögn til náms, áætlanagerðar og miðlunar. Samit og samstarfsfólk hans hjá Deloitte vinna með fjölmörgum viðskiptavinum sem hver um sig býr við sérstakar takmarkanir og mætir margvíslegum áskorunum. Þau móta sérsniðnar lausnir sem leysa vandamál hvers viðskiptavinar innan þeirra skorða sem hann stendur frammi fyrir.
Tveir fagmenn, tvö tímabil, tvær atvinnugreinar og gjörólík tækni, en eitt sameiginlegt: Árangur frumkvöðuls stendur og fellur með fólkinu í kringum hann. Sú hugmynd að teymisvinna leiði til árangurs einstaklingsins sést á mörgum öðrum sviðum. Allir frábærir leikstjórnendur í National Football League segja að þeir treysti jafn mikið á línufólkið og móttakendurna. Kastarar í Major League Baseball þurfa að eiga mjög náið samstarf við gríparana, en útileikmennirnir ná flestum útilokunum og geta látið kastarann líta mjög vel út. Skurðlæknar þurfa hjúkrunarfræðinga og svæfingarlækna, lögreglufólk þarf góða samstarfsaðila og boðskiptafólk, landhermenn þurfa loftstuðning og flugmenn þurfa framúrskarandi þjónustu- og viðhaldsteymi á jörðu niðri.
Í raun vinnur enginn einn. Sem frumkvöðull hefur þú það svigrúm að leita að, fá til liðs við þig og velja eigið teymi (mynd 12.4). Árangur í frumkvöðlastarfi ræðst af því hverjir eru í teyminu og hverjir ekki. Í þessum kafla er fjallað um ráðgjafa og þverfagleg teymi.
Ráðgjafi: fagaðili í reikningshaldi
Ein mikilvægasta ákvörðun eiganda fyrirtækis áður en nýtt verkefni hefst er að ráða góðan fagaðila í reikningshaldi (mynd 12.5). Fyrirtæki og eigendur þeirra þurfa að búa við trausta fjárhagsstöðu, annars er hætta á að fyrirtækinu verði lokað vegna fjárhagserfiðleika. Rétt eins og læknar eru þjálfaðir í að greina og meðhöndla heilbrigðisvandamál og einkenni eru fagaðilar í reikningshaldi þjálfaðir í að greina og bregðast við einkennum og vandamálum í fjárhagsstöðu fyrirtækis. Og líkt og læknar geta metið heilsu barns fyrir fæðingu geta fagaðilar í reikningshaldi metið líklega fjárhagsstöðu fyrirtækis áður en rekstur þess hefst.
Á fyrstu stigum áætlanagerðar fyrirtækis er persónuleg fjármálasaga frumkvöðulsins eina fjárhagsmyndin sem fjárfestar, lánardrottnar, birgjar og lánveitendur geta metið. Því er nauðsynlegt að hafa faglega útbúið skattframtal við höndina áður en leitað er til annarra um stofnun nýs fyrirtækis. Þegar fagaðili í reikningshaldi útbýr og skilar skattframtali einstaklings eykur það trúverðugleika væntanlegs eiganda fyrirtækis og traust á fjárhagslegri ákvarðanatöku hans. Vilji eigandinn veita öðrum aðgang að öllum fjármálum sínum sýnir það jafnframt öðru fagfólki að hann sé reiðubúinn að opna mjög persónulegt og viðkvæmt svið, eigin fjármálastjórn.
Mjög hæfur fagaðili í reikningshaldi hjálpar eiganda lítils fyrirtækis að koma á réttum verkferlum til að rekja greiðslur og skrá fjárhagslegar hreyfingar. Slíkir fagaðilar aðstoða við gerð pro forma reikningsskila sem sýna hversu mikið fé verður innheimt, hvaðan það kemur og í hvað því verður varið á fyrstu stigum fyrirtækisins. Margar tölur í slíkum pro forma rekstrarreikningi eru tilgátur eða lauslegar áætlanir, en byggjast þó að einhverju marki á sögulegum gögnum um atvinnugreinina eða markaðinn. Einfalt getur verið að skrá greiðslubyrði skulda, sem er útskýrð hér á eftir, og annan fastan kostnað. Spár um framtíðarsölu með breytilegum kostnaði geta hins vegar orðið flóknar. Samþykki láns eða leigusamnings um húsnæði ræðst oft af skynsamlegum og traustum spám um sölu og gjöld. Frumkvöðlar ofmeta of oft tekjur og vanmeta gjöld. Fagaðili í reikningshaldi veitir gjarnan nauðsynlegt raunsæismat á óskhyggju frumkvöðulsins og tryggir að tekju- og gjaldaspár séu trúverðugar.
Skattgreiðslur, einkum launatengd gjöld, þarf að inna af hendi á réttum tíma til að forðast háar sektir og önnur kostnaðarsöm viðurlög. Útreikningur árlegs tekjuskatts bæði fyrirtækis, hvort sem um er að ræða einstaklingsrekstur, sameignarfélag eða hlutafélag, og einstaklinganna sem að því standa getur orðið mjög flókinn. Skattalög breytast stöðugt, en góður fagaðili í reikningshaldi veit hvaða áhrif breytingarnar hafa á fyrirtækið og hvernig það ætti að bregðast við. Þóknun fagaðilans er oft lægri en sektir og viðurlög skattyfirvalda.
Auk þess að fylgjast með skattskyldum geta fagaðilar í reikningshaldi greint þróun í fjárhagsmyndinni. Margir nýir eigendur fyrirtækja einblína á arðsemi en ekki sjóðstreymi. Sjóðstreymi skiptir þó mun meira máli fyrir rekstrarhæfi nýs fyrirtækis. Það nær annars vegar til fjár sem fyrirtækið innheimtir sem tekjur eða fjármögnun og hins vegar fjár sem það greiðir út vegna gjalda. Með öðrum orðum jafngildir sjóðstreymi innstreymi að frádregnu útstreymi.
Afskriftir eigna geta vissulega haft áhrif á arðsemi og fagaðili í reikningshaldi getur beitt ólíkum afskriftarreglum til að lækka hagnað og skattskuldbindingar. Fyrirtækið þarf þó að viðhalda jákvæðu sjóðstreymi til að greiða vikulegar eða mánaðarlegar skuldbindingar sínar. Þótt nútíma bókhaldshugbúnaður geti auðveldlega útbúið sjóðstreymisskýrslur er kostnaður við faglega þjónustu lítill samanborið við það fé og þann tíma sem eigandi fyrirtækis þyrfti að verja í kaup á bókhaldskerfi, árlegar uppfærslur og að læra að útbúa skýrslur.
Þegar lítið fyrirtæki þarf að stækka eða ráðast í endurbætur á fastafjármunum, það er umfangsmiklar viðgerðir eða endurbætur sem lengja líftíma eignar með því að auka endingu, verðmæti, framleiðni eða notagildi hennar, getur þurft að taka lán. Bankar gera þá kröfu að fagleg reikningshaldsþjónusta útbúi og skili alríkis- og fylkisskattframtölum. Án hlutlauss mats fagaðila í reikningshaldi á fjárhagsstöðu fyrirtækisins geta lánveitendur talið reksturinn áhættusaman og því verið ólíklegir til að veita lán. Stækkun getur tafist eða stöðvast vegna þess að lánveitendur vilja vita hvort núverandi rekstri hafi verið stjórnað með réttum hætti áður en þeir fjármagna viðbótarstarfsemi og stærri fjárhagsleg viðskipti.
Bankar vilja yfirleitt sjá rekstrarreikninga, efnahagsreikninga og skattframtöl síðustu þriggja ára ásamt sjóðstreymisyfirlitum fyrir sama tímabil. Ef fyrirtækið er rekið sem einstaklingsrekstur, LLC-félag eða S-hlutafélag (sjá Rekstrarform: lagaleg atriði, skattar og áhætta) getur bankinn krafið alla sem fara með stjórnunarvald eða eignarhald um afrit af skattframtölum einstaklinga til bæði alríkis og fylkis ásamt yfirlitum um hreina eign þeirra. Einnig þarf að upplýsa um fjárfestingar utan frumkvöðlafyrirtækisins. Allar þessar beiðnir lánfulltrúa bankans sýna að þeir leita tiltekinna upplýsinga. Reyndur fagaðili í reikningshaldi getur túlkað beiðnirnar, útbúið skjöl með umbeðnum upplýsingum og ráðlagt frumkvöðlinum hvernig bregðast skuli við áhyggjum bankans.
Birgðastýring og greiðslubyrði skulda eru önnur lykilsvið fjármála þar sem fagaðilar í reikningshaldi geta fljótt greint vandamál sem þarf að sinna og ráðlagt frumkvöðlinum. Birgðastýring nær til þess að stjórna magni birgðaeininga á lager, tímasetja og skrá endurpantanir, skipuleggja hillurými fyrir geymslu, greiða fyrir mótteknar birgðir og vinna úr, afgreiða, pakka og senda pantanir viðskiptavina. Greiðslubyrði skulda er endurgreiðsla láns, bæði höfuðstóls og vaxta.
Sumir birgjar krefjast sömu faglega útbúnu fjárhagsskjala og lánfulltrúar banka. Lánshæfi, það er mat lánveitanda á því hversu áreiðanlegt fyrirtæki er við endurgreiðslu skulda, er verðmæt eign fyrir fyrirtæki. Möguleikinn á að kaupa birgðir í reikningsviðskiptum getur bætt markaðssetningu og heildarárangur fyrirtækis verulega. Lánardrottnar hafa þó aðrar áhyggjur af fjárhagsstöðu þess. Birgir sem selur birgðir gegn greiðslufresti getur átt erfitt með að endurheimta verðmæti þeirra eftir að þær hafa verið afhentar nýja fyrirtækinu. Bankar geta gengið að byggingum, búnaði, landi og bankainnstæðum, en lánardrottnar hafa ekki sömu úrræði. Þeir hika því við að afhenda fjárhagslega óstöðugum fyrirtækjum birgðir. Sum fyrirtæki kunna auk þess að skulda birgðaskatt eða skatt á lausafé vegna birgða sem eru á lager.
Ráðgjafi: lögmaður
Ef dýrt er að ráða lögmann til að forða vandræðum verður óheyrilega dýrt að ráða hann til að leysa úr þeim. Þátttaka lögmanns strax á fyrstu stigum fyrirtækis, jafnvel meðan hugmyndin er þróuð, getur verið mjög góð fjárfesting sem sparar mikinn lögfræðikostnað og ver tekjur fyrirtækisins. Sérsvið og heimildir til að starfa á tilteknum sviðum lögfræðinnar eru mismunandi eftir lögmönnum. Frumkvöðlar þurfa fyrst að ákvarða við hvaða lagalega álitaefni þeir þurfa aðstoð. Síðan þarf að meta bæði kostnaðinn við að fá lögfræðiaðstoð og kostnaðinn við að sleppa henni.
Að ráða lögmann getur líkst því að ráða verktaka til framkvæmda á heimili. Ódýrara er að ráða aðalverktaka sem getur unnið mestallt verkið en að ráða aðalverktaka sem felur sérhæfðum undirverktökum alla þætti þess. Sumir lögmenn hafa breitt starfssvið sem nær til margra þeirra mála sem frumkvöðull eða eigandi lítils fyrirtækis þarf aðstoð við. Aðrir sérhæfa sig á fáum sviðum og vísa viðskiptavinum með aðrar þarfir til annarra sérfræðinga. Lögmenn með breitt starfssvið eru oft ódýrari en sérfræðingar sem taka hærri þóknun vegna ítarlegrar þekkingar á afmörkuðum sviðum. Í mörgum tilvikum þarf frumkvöðullinn eða eigandi litla fyrirtækisins ekki mjög sérhæfða lögfræðiþekkingu. Ef vafi leikur á um ráðningu lögmanns getur nýr frumkvöðull leitað álits nokkurra einstaklinga í tengslaneti sínu áður en ákvörðun er tekin.
Mikilvægt er að spyrja strax hvernig lögmaðurinn reikni þóknun sína. Sumir taka fast gjald fyrir tiltekna þjónustu en aðrir rukka tímagjald. Lögmenn geta bætt öðrum kostnaði og útgjöldum við reikning viðskiptavinarins. Þegar skjöl eru til dæmis lögð fram hjá dómstól sýslu til að skrá nýtt fyrirtæki getur lögmaðurinn, auk vinnunnar við skráningarskjölin sjálf, rukkað fyrir ljósritun, veggjöld, bílastæði og póstsendingar. Vitneskja um hvernig reikningurinn er reiknaður, hvaða þóknun er innheimt og hvaða viðbótarkostnaður bætist við, skiptir miklu þegar lögmaður er valinn.
Lögmenn geta verið starfsmenn eða meðeigendur lögmannsstofu. Á stórri stofu geta starfað nokkrir eignaraðilar og yngri lögmenn með stuðningi aðstoðarfólks lögmanna. Stærri stofur bjóða víðari sérþekkingu og meiri stuðning við lögmanninn, en þessi viðbótaraðstoð og stærra úrræðasafn kosta meira. Lögmaður sem starfar sjálfstætt eða á lítilli sérhæfðri stofu getur hins vegar verið ódýrari, en hefur færri úrræði til að nýta eftir þörfum og kann að vera ófáanlegur um lengri tíma þegar hann sinnir öðrum viðskiptavinum.
Lögmaður á sama landsvæði eða í sama samfélagi getur búið yfir verðmætri sérþekkingu sem ekki er auðfundin. Staðsetning skrifstofunnar er annað atriði sem vert er að íhuga við val á lögmanni. Hún kann að virðast léttvæg, en lögmenn í stórum skrifstofubyggingum taka líklega hærri þóknun vegna meiri húsnæðiskostnaðar. Á hinn bóginn eru þeir líklegri til að þekkja annað fagfólk í viðskiptum í sömu byggingu og þau tengsl geta nýst síðar. Lögmenn fylgjast auk þess oft vel með mikilvægri þróun á mörkuðum, svo sem fasteignaviðskiptum og uppbyggingu, nýjum samgönguæðum og reglum.
Skipta má lögmannsstarfi í víða flokka og afmörkuð sérsvið. Á kynningarsíðum margra þekktra lagadeilda landsins kemur eitt sameiginlegt einkenni í ljós: námsframboðið skiptist í sérsvið. Fimm víðir flokkar lögfræði sem skipta frumkvöðla máli eru stjórnsýsluréttur, einkamálaréttur, félagaréttur, refsiréttur og sifjaréttur. Félaga- og sifjaréttur skipta frumkvöðla líklega mestu vegna þess að fjölskyldumeðlimir kunna að fjárfesta og persónulegar eignir geta verið í húfi. Lögmaður með sérþekkingu í sifjarétti veit hvernig vernda má frumkvöðulinn og fjölskylduna ef sprotafyrirtækið bregst. Ef stofna á fyrirtæki í lögbundinni starfsgrein, svo sem rafvirkjun, þjónustu við hita-, loftræsti- og kælikerfi eða barnagæslu, þarf lögmann sem þekkir stjórnsýslureglur fylkisins. Vonandi þarf nýr frumkvöðull ekki verjanda í sakamáli. Eitt fyrsta málið sem leita ætti lögfræðiráðgjafar um er val á rekstrarformi. Öllum rekstrarformum fylgja bæði lagalegar og skattalegar afleiðingar. Viðskiptalögmaður ætti að hjálpa frumkvöðlinum að velja það lagalega form sem hentar fyrirtækinu, atvinnugreininni og frumkvöðlinum best. Hvert rekstrarform, einstaklingsrekstur, sameignarfélag eða hlutafélag, hefur kosti og galla (sjá Rekstrarform: lagaleg álitaefni, skattar og áhætta). Lögmaðurinn og fagaðilinn í reikningshaldi ættu í sameiningu að ráðleggja frumkvöðlinum hvaða lagalega form fyrirtækið skuli taka og hvers vegna, ekki aðeins vegna skatta heldur einnig til að verja persónulegar eignir frumkvöðulsins gegn ábyrgð og auðvelda reksturinn.
Á stofnstigi geta komið upp fleiri álitaefni sem krefjast lögfræðiráðgjafar. Þar má nefna uppbyggingu vörumerkis, einkaleyfi, vörumerkjaskráningu og samninga. Mun frumkvöðullinn leigja húsnæði eða kaupa sjálfstæða byggingu? Ef húsnæðið er leigt, hver ber þá ábyrgð á öryggi og velferð starfsfólks og vernd búnaðar og birgða? Í ákafanum við að koma rekstri af stað og afla tekna kunna frumkvöðlar að telja slíkar spurningar lítilvægar. Umræða og ákvarðanir áður en óheppilegt atvik á sér stað geta þó sparað nýja fyrirtækinu mikinn tíma og fjármuni. Góður lögmaður hjálpar til við að halda athygli á mikilvægum álitaefnum áður en þau verða að stóráföllum.
Annað viðkvæmt svið nýrra fyrirtækja varðar starfsfólk og vinnurétt. Nýir eigendur fyrirtækja kunna einnig að vera óreyndir stjórnendur. Vanþekking á vinnulöggjöf getur orðið mjög kostnaðarsöm, einkum ef óánægður fyrrverandi starfsmaður leitar verndar hjá stofnunum fylkis eða alríkis. Mikilvægt er að móta reglur fyrir fyrirtækið og starfsfólk þess. Aðstoð lögmanns við að semja þær og nota viðeigandi orðalag getur reynst ómetanleg löngu eftir að þóknun hans hefur verið greidd.
Lögmenn eru menntaðir og þjálfaðir til að færa rök fyrir máli viðskiptavina sinna og hrekja rök mótaðila. Góður lögmaður sem tekst á við og hrekur einfaldar og óraunsæjar hugmyndir og hegðun nýs frumkvöðuls getur hjálpað honum að þroskast sem fagmaður. Sem nýjum frumkvöðli kann þér að reynast erfitt að yfirgefa hugarfar starfsmanns og tileinka þér hugarfar eiganda. Lífsstíll, ábyrgð, staða, vald og önnur einkenni frumkvöðulsins eru framandi þeim sem hafa aðeins starfað sem launafólk. Þú kannt því að þurfa að ganga í gegnum eldskírn. Góður lögmaður þarf, líkt og liðþjálfi í landgönguliðinu, að brjóta niður gamla hugarfarið og móta nýtt hjá frumkvöðlinum: Allt er þetta mitt.
Þótt góður lögmaður sé nauðsynlegur á mörgum sviðum fyrirtækis þarf frumkvöðullinn að setja mörk og ekki leyfa honum að ganga inn á verksvið eigandans. Lögmenn eiga að beina sjónum að lagalegum álitaefnum, ekki rekstrarlegum, stefnumótandi eða alls ekki fjárhagslegum málum. Þeir kunna að freistast til að fara út fyrir verksvið sitt til að hjálpa viðskiptavini, en eiga í raun að halda sig innan ramma laga og reglna og utan rekstrarlegra eða stefnumótandi ákvarðana. Góður lögmaður veitir upplýsingar, innsýn og ráðleggingar um áhættustýringu en þröngvar ekki viðskiptavini til að útiloka alla áhættu. Frumkvöðull ætti ávallt að vera reiðubúinn að slíta samstarfi við hvern þann, þar á meðal lögmann, sem virðist hafa afskipti af málum utan eigin verksviðs.
Tímagjöld reyndra fagaðila í reikningshaldi og lögmanna geta virst ógnvekjandi. Jafnvel þótt auðvelt sé að viðurkenna gildi upplýsinga og leiðsagnar þessara fagaðila kann að vera óraunhæft að eiga nægt fé til að greiða fyrir vinnu þeirra áður en rekstur hefst. Farsælir frumkvöðlar eru þekktir fyrir að leysa vandamál og strax í upphafi eigin fyrirtækis má hefjast handa við að leysa rekstrarvandamálin. Spurningin er: Hvernig get ég fengið faglega ráðgjöf á lægra verði?
Ungir lögmenn og fagaðilar í reikningshaldi sem hafa nýlokið námi eða fengið starfsréttindi hafa oft fáa viðskiptavini. Sama á við um fólk sem hefur starfað sem yngri meðeigendur á stærri stofum en hyggst nú stofna eigin rekstur. Báðar aðstæður skapa tækifæri til að semja um lægri þóknun. Frumkvöðullinn og fagmaðurinn á upphafsferli eiga sameiginlega þörf en fáa, ef nokkra, greiðandi viðskiptavini. Fagfólk í viðskiptum og eigendur lítilla fyrirtækja sem eru á frumstigi rekstrar kunna því að bjóða sérstök verð eða greiðslukjör.
Ráðgjafi: banki eða fjármálastofnun
Bankar eru ekki allir eins. Frumkvöðlar þurfa að velja banka eða fjármálastofnun sem getur mætt núverandi og framtíðarþörfum þeirra (mynd 12.6). Staðbundnir bankar sem þjóna litlu landsvæði eru góður kostur fyrir lítil fyrirtæki með staðbundna starfsemi. Starfsfólk bankans kann að þekkja eigendur og starfsfólk fyrirtækja á staðnum persónulega ásamt öðrum lykilaðilum í samfélaginu. Þegar lítið fyrirtæki þarf fjármögnun getur starfsfólk bankans byggt ákvörðun á orðspori frumkvöðulsins og fyrirtækisins. Staðbundinn banki veitir stundum lán og fjárhagsaðstoð að undangenginni minni yfirferð en stærri banki myndi krefjast. Fyrir lítið frumkvöðlafyrirtæki eru bankaviðskipti persónuleg. Bankafólk vill sjá fyrirtæki í nærumhverfinu ná árangri.
Stórir bankar með mörg útibú í fjölmörgum borgum, fylkjum eða löndum geta hentað betur ef fyrirtækið hefur víðtækar landfræðilegar og fjárhagslegar þarfir. Þegar starfsfólk, viðskiptavinir og birgjar dreifast um stóran markað hentar stóru fyrirtæki betur að eiga viðskipti við banka með sambærilega útbreiðslu. Ef frumkvöðull stofnar til dæmis fyrirtæki í Hutchinson í Kansas og á viðskipti við banka þar kann náið samband fyrirtækisins og starfsfólks þess við bankann að virka mjög vel. Þegar fyrirtækið vex inn á markaðina í Wichita og Kansas City þarf bankaþjónustan þó einnig að aukast. Á sama hátt ætti stækkun rekstrar yfir fylkismörk að leiða til ítarlegrar endurskoðunar bankafyrirkomulagsins svo tryggt sé að þjónustan mæti þörfum stærra fyrirtækisins.
Stór fyrirtæki með mörg útibú eða starfsfólk á víðfeðmu svæði gera meiri kröfur til bankaafurða og þjónustu. Þeim henta betur stærri bankar sem geta brugðist hraðar og skilvirkar við markaðsbreytingum eða sértækum þörfum.
Ráðgjafi: vátryggingaráðgjafi
Öll fyrirtæki þurfa tryggingar. Frumkvöðlar ættu þó ekki að líta fram hjá ávinningi þekkingar vátryggingaráðgjafa og innsýnar þeirra í atvinnugreinina. Slíkir ráðgjafar ættu að vera í hópi fagfólks sem frumkvöðullinn leitar til. Þeir eiga líklega einnig viðskiptavini sem hafa rekið farsæl fyrirtæki árum saman og kunna að kynna nýjan frumkvöðul fyrir reyndu fólki í fyrirtækjarekstri.
Vátryggingageirinn býr yfir miklu gagnasafni um nánast alla þætti atvinnugreina og starfsgreina og vátryggingaráðgjafinn hefur greiðan aðgang að þessum upplýsingum. Ráðgjafar geta aflað upplýsinga um hvaða atvinnugrein sem er með því að vinna ábyrgðarskýrslur samkvæmt númerum North American Industry Classification System (NAICS), staðli sem bandarískar alríkisstofnanir nota til að safna, greina og birta tölfræðilegar upplýsingar um fyrirtæki 12. Hið opinbera býður einnig leitarbæran gagnagrunn um kóðana (https://www.census.gov/eos/www/naics/). Öllum fyrirtækjum í Bandaríkjunum er úthlutað NAICS-númeri og vátryggingariðgjöld ráðast af áhættu hvers flokks. NAICS-númerið má finna á alríkisskattframtalseyðublaði 1120S eða fylgiskjali C með eyðublaði 1040. Með þekkingu á flokkun fyrirtækisins og áhættunni sem henni fylgir getur ráðgjafinn aðstoðað við endurflokkun og lækkun iðgjalda, sem kann að skila verulegum fjárhagslegum sparnaði.
Ráðgjafi: sérfræðingur í atvinnugreininni
Rannsóknir sýna að sérþekking og færni í atvinnugrein skipta sköpum við farsæla stofnun og rekstur eigin fyrirtækis. Skortur á slíkri færni er þó ekki óyfirstíganleg hindrun í frumkvöðlastarfi. Um 15 til 20 prósent farsælla frumkvöðla hafa raunar enga reynslu úr atvinnugreininni eða aðeins takmarkaða þekkingu áður en þeir hefja frumkvöðlastarf. 13 Í þjónustugreinum er skortur frumkvöðuls á faglegri færni vart merkjanlegur, en í tæknigreinum ná frumkvöðlar sem þegar búa yfir nauðsynlegri færni meiri árangri. 14 Jafnvel þótt þú búir yfir þessari færni eru meiri líkur á árangri ef þú velur sérfræðinga sem þekkja atvinnugreinina út og inn (mynd 12.7). 15
Þegar fagmaður úr atvinnugreininni annast sérhæfða vinnu getur nýr frumkvöðull einbeitt sér að viðskiptalegum þáttum rekstrarins og jafnframt aflað reynslu og innsýnar með beinni þátttöku. Margir frumkvöðlar komast að því á fyrsta starfsárinu að þeir verja minni tíma í tæknilega vinnu innan fyrirtækisins og meiri tíma í að stjórna fyrirtækinu og vinna að þróun þess. Gott samstarf tæknifólks og frumkvöðuls eykur líkur á árangri til langs tíma.
Þegar þú hefur leit að faglegum ráðgjöfum, svo sem lögmönnum, fagaðilum í reikningshaldi og sérfræðingum í atvinnugreininni, og tekur viðtöl við þá til að mynda teymið þitt (mynd 12.8) skaltu fylgja nokkrum grundvallarreglum. Fyrst og fremst ert þú, eigandi fyrirtækisins, ákvörðunaraðilinn. Eigandinn nýtur ávinnings góðra ákvarðana og ber kostnað slæmra ákvarðana, ekki ráðgjafateymið. Ráðgjafar veita upplýsingar, útskýra valkosti og áhættu, miðla þekkingu á sambærilegum tilvikum og niðurstöðum þeirra og leggja fram tillögur. Hlutverk ráðgjafa er hvorki að taka ákvarðanir né „selja“ eitt tiltekið sjónarmið. Í öðru lagi þarf að ræða væntingar og þóknun áður en eiginleg vinna hefst. Stuttur fundur með fagaðila er þó oft gjaldfrjáls svo báðir aðilar geti metið hvað þurfi, hvort fagaðilinn hafi tíma og færni til að mæta þörfum viðskiptavinarins og hvort viðskiptavinurinn hafi efni á þóknuninni.
Einnig þarf að hafa í huga að allt fagfólk hefur takmarkanir. Löggiltir fagaðilar, svo sem lögmenn og fagaðilar í reikningshaldi, eru sérfræðingar á sínu sviði en ekki endilega í almennum rekstri eða stefnumótun. Sérfræðingar í atvinnugreinum kunna að búa yfir víðtækri þekkingu á mörgum þáttum fyrirtækisins, en verksvið þeirra á sér einnig mörk. Að lokum ætti val á sérfræðingum til ráðgjafar um mikilvæg mál fyrst og fremst að byggjast á hæfni og samhæfni, ekki aðeins þóknun. Það er alvarleg ákvörðun að kaupa faglega þjónustu og hana ber að taka sem slíka. Um er þó að ræða viðskiptasamband sem lýtur hefðbundnum markaðsþáttum á borð við gæði þjónustu, viðráðanlegt verð, aðgengi og breytingar með tímanum.
Uppbygging þverfaglegs teymis
Frumkvöðlaverkefni hefst eða starfar sjaldan fyrir tilstilli aðeins eins einstaklings. Orðatiltækið „líkur sækir líkan heim“ kann að vera vinsælt, en það er afleit skipulagsstefna við uppbyggingu teymis sem á að stofna farsælt fyrirtæki. Fjölbreytni er lykileinkenni vel stjórnaðra skipulagsheilda. Samhæfni og samvinna skipta einnig máli, enda ber hverjum starfsmanni að vinna með, styðja og aðstoða aðra starfsmenn eftir þörfum. Teymi fólks með ólíka færni sem bætist saman og nýtist vel í samstarfi eykur líkur nýs fyrirtækis á árangri.
Nýr veitingastaður er gott dæmi um hvernig starfsfólk með ólíka hæfileika, sérþekkingu og ábyrgð er sett saman í teymi til að gera annasaman rekstur arðbæran. Fyrsta ráðning nýs eiganda er rekstrarstjóri. Góður og reyndur rekstrarstjóri hækkar launakostnað en skilar meiri fjárhagslegum ávinningi til langs tíma. Rekstrarstjórinn hefur yfirumsjón með öllu starfsfólki og öllum rekstrarþáttum, svo sem vaktaskipulagi, innkaupum, verðlagningu, markaðssetningu, fylgni við heilbrigðisreglur og stoðstarfsemi. Næsta lykilráðning er ef til vill matreiðslumeistarinn, sem ber ábyrgð á að semja matseðilinn, aðgreina veitingastaðinn frá samkeppnisaðilum og fá viðskiptavini til að koma aftur vegna vandaðra og bragðgóðra rétta.
Starfsfólk í sal — móttökufólk, þjónar og aðstoðarfólk — gegnir lykilhlutverki sem andlit og rödd veitingastaðarins. Fyrsta upplifunin skilur eftir varanleg áhrif og því þarf starfsfólkið fremst í sal ávallt að sýna faglega framkomu og útlit. Þjónar eru í mestum beinum samskiptum við viðskiptavini, mynda söluteymi fyrirtækisins og tengja gesti við matreiðslumeistarann. Tekjur þeirra ráðast af þjórfé og því hversu hratt borð losna, svo mikilvægt er að hreinsa borðin fljótt og undirbúa þau rétt fyrir næsta hóp. Þjónarnir reiða sig því mjög á aðstoðarfólkið við þessi mikilvægu verkefni. Á mörgum veitingastöðum fær aðstoðarfólk hluta af þjórfé þjónanna og þannig myndast gagnkvæm háð milli þessara tveggja lykilstarfa.
Önnur störf á veitingastað eru meðal annars barþjónn, uppvaskari, ræstingarfólk, launafulltrúi og bókari, sem öll þurfa að sinna verkum sínum rétt og skilvirkt. Ófullnægjandi þjónusta í einu þessara starfa ógnar rekstrarhæfi veitingastaðarins. Hver starfsmaður á hverju stigi skiptir sköpum, bæði sem einstaklingur og sem hluti heildarinnar.
Mjög algengt skipulag nýs frumkvöðlaverkefnis er flatt skipulag þar sem fjölskyldumeðlimir, vinir eða faglegir samstarfsmenn bera ábyrgð á ólíkum verkefnum. Tengslin sem sameina hópinn við stofnun fyrirtækisins tryggja þó tæpast að þar komi saman öll sú færni, hæfileikar, persónuleikaeinkenni og ólíku sjónarhorn sem stuðla að árangri til langs tíma. Því er mikilvægt að leita út fyrir hóp stofnfélaganna, sem jafnframt stjórna fyrirtækinu, þegar mannauður teymisins er byggður upp. Þetta fólk þarf ekki að verða starfsfólk, en að geta leitað til þess er jafn mikilvægt og að hafa lykilstarfsfólk á launaskrá.
Frumkvöðull með skapandi hugsun eða sterka heildarsýn kann að vilja losna við dagleg rekstrarverkefni. Þá þarf önnur manneskja í fyrirtækinu að hugsa greinandi og línulega, vinna úr upplýsingum og gögnum og taka traustar ákvarðanir. Eftir vandlega skoðun aðstæðna, upplýsingaöflun og rannsókn allra viðeigandi staðreynda getur lausnamiðuð manneskja mælt með hvaða aðgerð skuli grípa til, hverjum skuli fela verkefnin, hvenær innleiða skuli lausnina og hversu miklu fé verja skuli til hennar. Hún verður með öðrum orðum helsti ráðgjafi frumkvöðulsins, rekstrarstjórinn. Ef skapandi frumkvöðullinn er önnur hlið myntarinnar er lausnamiðaði rekstrarstjórinn hin. Þegar þessi tvö hugarför vinna saman getur góður árangur náðst.
Frumkvöðull kann hins vegar að vera fagsérfræðingur eða löggiltur fagmaður sem þarf sjálfur að sinna sérhæfðu verkunum, til dæmis tæknimaður við hita-, loftræsti- og kælikerfi, tannlæknir eða atvinnubílstjóri. Þá þarf rekstrarstjóra til að annast rekstrarhlið fyrirtækisins. Reglur, reglugerðir og skilafrestir í fyrirtækjarekstri kunna að liggja utan áhugasviðs frumkvöðulsins, en þeim þarf að fylgja rétt og á réttum tíma, annars getur fyrirtækið þurft að loka. Líkt og skapandi stofnandi ræður stjórnanda daglegs rekstrar þarf frumkvöðull sem sinnir fagvinnunni að ráða manneskju sem einbeitir sér að rekstrarþáttunum.
Farsælir eigendur fyrirtækja fylgjast vandlega með mælikvörðum. Þeir flokka og rekja gjöld og greina hagnaðarmörk, framfarir eða afturför í framleiðslu, mætingu starfsfólks og aðra mælanlega starfsemi. Rétt túlkun tölulegrar fjárhags- og rekstrarframmistöðu veitir stjórnendateyminu þær upplýsingar sem þarf til traustra ákvarðana. Mikilvægt er að einhver í teyminu hafi góða talnagáfu. Tölurnar þurfa að tala sínu máli og starfsfólk verður að halda sig innan rammans þegar það dregur ályktanir af gögnum.
Lausnir vandamála finnast þó ekki alltaf innan rammans. Stundum þarf ólínulega hugsun, einnig nefnda sköpunargáfu eða að „hugsa út fyrir rammann“, til að leysa vandamál (sjá Sköpunargáfa, nýsköpun og uppfinningar). Sköpunargáfa er uppspretta margra nýrra hugmynda, vara og ferla. Þar sem samkeppnisforskot fyrirtækja endist sífellt skemur þarf frumkvöðullinn stöðugt að endurnýja bæði eigin starfshætti og fyrirtækið.
Með tímanum, þegar fyrirtækið vex, færist frumkvöðullinn úr hlutverki eiganda og stjórnanda sprotafyrirtækis yfir í rekstur lítils fyrirtækis og loks í hlutverk eiganda og stjórnanda rótgróins fyrirtækis. Að lokum þarf frumkvöðullinn að breyta hugsunarhætti sínum og hverfa frá vinnu við óljósar aðstæður yfir í skipuleg vinnubrögð í fyrirsjáanlegu umhverfi. Viðskiptalíkan sem einkennist af venjubundnum, endurteknum og fyrirsjáanlegum ferlum hentar rótgrónum fyrirtækjum betur, því það skapar stöðugleika og traust hjá starfsfólki, viðskiptavinum, lánveitendum og fjárfestum. Með því að nota þrautreyndar viðskiptaaðferðir og læra af fyrri reynslu getur frumkvöðull forðast gryfjur sem gætu fellt sprotafyrirtæki á fyrstu stigum.
Sérhver skipulagsheild, hvort sem hún er rekin í hagnaðarskyni, án hagnaðarsjónarmiða eða í pólitískum, trúarlegum eða félagslegum tilgangi, reiðir sig á tekjur. Fyrirtæki í hagnaðarskyni reiða sig fyrst og fremst á sölutekjur. Félagasamtök án hagnaðarsjónarmiða, svo sem samfélagssamtök, stjórnmálahópar og trúfélög, reiða sig á framlög, gjafir og styrki. Sum slík samtök, til dæmis íþróttadeildir ungmenna, sviðslistahópar í nærsamfélaginu og skátafélög, afla fjár með fjáröflunum eða miðasölu á viðburði. Stjórnvöld reiða sig yfirleitt á ýmsa skatta sem tekjustofna. Sumar sveitarstjórnir fá fjármuni með almennum styrkjum frá fylkis- og alríkisstjórnum. Margir tekjustraumar bæta sjóðstreymi og auka líkur á árangri til langs tíma.
Ráðning þeirrar manneskju sem á að afla skipulagsheildinni tekna ætti að vera forgangsverkefni á fyrstu stigum, jafnvel áður en formleg starfsemi hefst. Sprotafyrirtæki kann að þurfa að bjóða sölufólki, sérfræðingi í styrkumsóknum, umsjónarfólki framlaga eða öðrum tekjuöflunaraðilum betri kjör en venjulega. Ef manneskjan getur aflað tekna og skapað sjóðstreymi umfram heildarkostnað við starf hennar er hún virði hærri söluþóknunar og stærri árangursbónusa.
Tilraun til að bæta fjárhagsárangur til skamms tíma og auka hagnað með því að lækka laun lykilstarfsmanns er líkleg til að valda skaða til langs tíma. Að missa góðan sölufulltrúa getur gert fyrirtækið berskjaldað fyrir því að missa mikilvæga og arðbæra viðskiptavini. Ef ekki tekst að halda í árangursríkan sérfræðing í styrkumsóknum getur það markað upphaf endaloka eða að minnsta kosti alvarlegs áfalls fyrir félagasamtök án hagnaðarsjónarmiða. Skynsamir frumkvöðlar greiða tekjuöflunarfólki sanngjörn laun, jafnvel þótt greiða þurfi því hærri laun en frumkvöðlarnir greiða sjálfum sér. Eins og gamalt máltæki segir: „Bíttu aldrei í höndina sem fæðir þig.“