13.1 Hvað er vinnu- og skipulagssálfræði?

13.1 Hvað er vinnu- og skipulagssálfræði?

Árið 2019 varði fólk sem vann í Bandaríkjunum að meðaltali um 42–54 klukkustundum á viku í vinnu (Bureau of Labor Statistics – Atvinnumálaráðuneyti Bandaríkjanna, 2019). Svefn var eina önnur athöfnin sem það varði meiri tíma í, eða að meðaltali um 43–62 klukkustundum á viku. Vinnudagurinn er verulegur hluti af tíma og orku starfsmanna. Hann hefur áhrif á líf þeirra og fjölskyldna þeirra á jákvæðan og neikvæðan hátt, bæði líkamlega og sálfræðilega. Vinnu- og skipulagssálfræði (V-S sálfræði) er grein sálfræðinnar sem rannsakar hvernig mannleg hegðun og sálfræði hafa áhrif á vinnu og hvernig vinnan hefur áhrif á þau.

Vinnu- og skipulagssálfræðingar starfa í fjórum megin samhengjum: innan háskóla, hjá hinu opinbera, á ráðgjafastofum og í viðskiptalífinu. Flestir vinnu- og skipulagssálfræðingar eru með meistara- eða doktorsgráðu. Sviði vinnu- og skipulagssálfræði má skipta í þrjú megin svæði (mynd 13.2 og mynd 13.3): vinnusálfræði, skipulagssálfræði og mannþætti. Vinnusálfræði (e. industrial psychology) fæst við að lýsa starfskröfum og meta einstaklinga með tilliti til hæfni þeirra til að uppfylla þær kröfur. Auk þess, þegar starfsmenn hafa verið ráðnir, rannsakar og þróar vinnusálfræðin leiðir til að þjálfa, meta og bregðast við þessu mati. Vegna áherslu sinnar á eiginleika umsækjenda verður vinnusálfræðin einnig að huga að lagalegum álitamálum varðandi mismunun við ráðningar. Skipulagssálfræði er fræðigrein sem hefur áhuga á því hvernig tengsl milli starfsmanna hafa áhrif á starfsmennina sjálfa og frammistöðu fyrirtækisins. Þetta felur í sér rannsóknir á ánægju, áhugahvöt og skuldbindingu starfsmanna. Þetta svið rannsakar einnig stjórnun, leiðtogahæfni og vinnustaðamenningu, sem og hvernig skipulag, stjórnunar- og leiðtogastílar, félagsleg viðmið og hlutverkavæntingar innan stofnunar hafa áhrif á hegðun einstaklinga. Vegna áhuga síns á velferð og samskiptum starfsmanna, skoðar skipulagssálfræðin einnig viðfangsefni eins og áreitni, þar með talið kynferðislega áreitni, og ofbeldi á vinnustað. Mannþáttasálfræði er rannsókn á því hvernig starfsmenn hafa samskipti við vinnutæki og hvernig hanna megi þessi tæki til að hámarka framleiðni, öryggi og heilsu starfsmanna. Þessar rannsóknir geta falið í sér samskipti sem eru eins einföld og hvernig skrifborð, stóll og tölva passa við manneskju sem þarf að sitja á stólnum við skrifborðið og nota tölvuna í nokkrar klukkustundir á dag. Þær geta einnig falið í sér athugun á því hvernig menn hafa samskipti við flókna skjái og hæfni þeirra til að túlka þá nákvæmlega og hratt. Í Evrópu er þetta svið kallað vinnuvistfræði (e. ergonomics).

Heilsusálfræði vinnustaða (OHP) fjallar um streitu, sjúkdóma og raskanir sem geta haft áhrif á starfsmenn vegna vinnustaðarins. Sem slíkt byggir sviðið á rannsóknum úr læknisfræði, líffræði, sálfræði, skipulagsfræðum, mannþáttafræði, mannauðsstjórnun og vinnusálfræði. Einstaklingar á þessu sviði leitast við að skoða hvernig skipulagsheildin hefur áhrif á lífsgæði starfsmanns í vinnu og viðbrögð starfsmanna gagnvart skipulagsheildinni eða vegna áhrifa hennar á þá. Viðbrögð starfsmanna einskorðast ekki við vinnustaðinn þar sem áhrifin geta smitast yfir í einkalíf þeirra utan vinnu, sérstaklega ef jafnvægi milli vinnu og einkalífs er ekki gott. Lokamarkmið heilsusálfræðings á vinnustað er að bæta almenna heilsu og vellíðan einstaklingsins og, í kjölfarið, auka almenna heilsu skipulagsheildarinnar (Society for Occupational Health Psychology, 2020).

Árið 2009 var sviðið vinnusálfræði mannúðarstarfs (HWP) þróað að frumkvæði lítils hóps vinnu- og skipulagssálfræðinga sem hittust á ráðstefnu. Þegar þeir áttuðu sig á því að þeir deildu markmiðum um að hjálpa þeim sem minna mega sín og búa við skort, stofnuðu vinnu- og skipulagssálfræðingarnir hópinn formlega árið 2012 og eru meðlimir um 300 talsins um allan heim. Þótt þetta sé lítill fjöldi heldur hópurinn áfram að stækka. Hópurinn leitast við að hjálpa jaðarsettum þjóðfélagshópum, svo sem fólki með lágar tekjur, að finna vinnu. Auk þess hjálpa þeir við að finna leiðir til að veita mannúðaraðstoð í kjölfar meiriháttar hamfara. Hópurinn um vinnusálfræði mannúðarstarfs getur einnig náð til þeirra í nærsamfélaginu sem búa ekki yfir þeirri þekkingu, leikni og hæfni (KSAs) til að geta fundið launuð störf sem myndu gera þeim kleift að þurfa ekki á aðstoð að halda. Í báðum tilvikum reyna vinnusálfræðingar mannúðarstarfs að hjálpa einstaklingum sem minna mega sín að þróa KSAs sem þeir geta notað til að bæta líf sitt og núverandi aðstæður. Þegar tryggt er að þessir einstaklingar fái þjálfun eða menntun er áherslan lögð á færni sem gleymist aldrei eftir að hún hefur verið lærð og getur nýst einstaklingum alla ævi við atvinnuleit (APA, 2016). Tafla 13.1 dregur saman helstu svið vinnu- og skipulagssálfræði, áherslur þeirra og störf innan hvers sviðs.

Söguleg þróun vinnu- og skipulagssálfræði

Vinnu- og skipulagssálfræði á rætur sínar að rekja til upphafs 20. aldar. Nokkrir áhrifamiklir frumkvöðlar í sálfræði rannsökuðu viðfangsefni sem í dag myndu flokkast undir vinnusálfræði: James Cattell (1860–1944), Hugo Münsterberg (1863–1916), Walter Dill Scott (1869–1955), Robert Yerkes (1876–1956), Walter Bingham (1880–1952) og Lillian Gilbreth (1878–1972). Cattell, Münsterberg og Scott höfðu verið nemendur Wilhelms Wundt, föður tilraunasálfræðinnar. Sumir þessara rannsakenda höfðu tekið þátt í starfi á sviði vinnusálfræði fyrir fyrri heimsstyrjöldina. Framlag Cattells til vinnusálfræði endurspeglast að miklu leyti í stofnun hans á sálfræðiráðgjafarfyrirtæki, sem enn er starfandi í dag og kallast Psychological Corporation, og í afrekum nemenda við Columbia-háskóla á sviði vinnusálfræði. Árið 1913 gaf Münsterberg út bókina Psychology and Industrial Efficiency, sem fjallaði um efni á borð við val á starfsfólki, þjálfun starfsfólks og árangursríkar auglýsingar.

Scott var einn af fyrstu sálfræðingunum til að beita sálfræði við auglýsingar, stjórnun og val á starfsfólki. Árið 1903 gaf Scott út tvær bækur: The Theory of Advertising og Psychology of Advertising. Þetta eru fyrstu bækurnar sem lýsa notkun sálfræði í viðskiptalífinu. Árið 1911 hafði hann gefið út tvær bækur til viðbótar, Influencing Men in Business og Increasing Human Efficiency in Business. Árið 1916 réð nýstofnuð deild við Carnegie Institute of Technology Scott til að stunda hagnýtar rannsóknir á vali starfsmanna (Katzell & Austin, 1992).

Áherslan í öllum þessum rannsóknum var á það sem við þekkjum nú sem vinnusálfræði; það var ekki fyrr en síðar á öldinni sem svið skipulagssálfræði þróaðist sem tilraunavísindi (Katzell & Austin, 1992). Auk akademískra starfa sinna unnu þessir rannsakendur einnig beint fyrir fyrirtæki sem ráðgjafar.

Þegar Bandaríkin gengu inn í fyrri heimsstyrjöldina í apríl 1917 stækkaði starfssvið sálfræðinga í þessari grein og náði yfir framlag þeirra til hernaðaraðgerða. Á þeim tíma var Yerkes forseti bandarísku sálfræðisamtakanna (American Psychological Association, APA), sem þá voru 25 ára gömul. APA eru fagfélag í Bandaríkjunum fyrir klíníska sálfræðinga og rannsóknarsálfræðinga. Í dag gegnir APA fjölmörgum hlutverkum, þar á meðal að halda ráðstefnur, veita háskólanámi faggildingu og gefa út vísindatímarit. Yerkes skipulagði hóp undir skrifstofu landlæknis hersins (Surgeon General’s Office, SGO) sem þróaði aðferðir til að skima og velja óbreytta hermenn. Þeir þróuðu Army Alpha prófið til að mæla andlega getu. Army Beta prófið var óorðleg útgáfa prófsins sem lögð var fyrir ólæsa og þá sem ekki töluðu ensku. Scott og Bingham skipulögðu hóp undir skrifstofu aðstoðarhershöfðingja (Adjutant General’s Office, AGO) með það að markmiði að þróa valaðferðir fyrir foringja. Þeir bjuggu til skrá yfir starfsþarfir hersins, í raun starfslýsingakerfi og kerfi fyrir frammistöðumat og færnipróf fyrir foringja (Katzell & Austin, 1992). Eftir stríðið hélt vinna við starfsmannaval áfram. Til dæmis rannsakaði Millicent Pond val á verksmiðjustarfsmönnum og bar saman niðurstöður prófa fyrir ráðningu við ýmsa mælikvarða á frammistöðu í starfi (Vinchur & Koppes, 2014).

Frá 1929 til 1932 hófu Elton Mayo (1880–1949) og samstarfsmenn hans röð rannsókna í verksmiðju nálægt Chicago, Hawthorne Works hjá Western Electric (mynd 13.4). Þetta langtímaverkefni færði vinnusálfræði út fyrir einfalt starfsmannaval og niðurröðun í störf, yfir í rannsóknir á flóknari vandamálum mannlegra samskipta, hvatningar og hreyfiafls skipulagsheilda (e. organizational dynamics). Þessar rannsóknir marka upphaf skipulagssálfræði. Þær hófust sem rannsóknir á áhrifum efnislegs vinnuumhverfis (t.d. lýsingarstigs í verksmiðju), en rannsakendur komust að því að sálfræðilegir og félagslegir þættir í verksmiðjunni voru áhugaverðari en efnislegir þættir. Þessar rannsóknir skoðuðu einnig hvernig þættir í mannlegum samskiptum, svo sem stjórnunarstíll, juku eða minnkuðu framleiðni.

Greining síðari rannsakenda á niðurstöðunum leiddi til hugtaksins Hawthorne-áhrif (e. Hawthorne effect), sem lýsir aukinni frammistöðu einstaklinga sem vita að rannsakendur eða yfirmenn fylgjast með þeim (mynd 13.5). Það sem upphaflegu rannsakendurnir fundu var að hvers kyns breyting á breytu, svo sem lýsingarstigi, leiddi til aukinnar framleiðni; þetta átti við jafnvel þegar breytingin var neikvæð, eins og að fara aftur í lélega lýsingu. Áhrifin dvínuðu þegar athyglin dvínaði (Roethlisberg & Dickson, 1939). Hugtakið um Hawthorne-áhrifin lifir enn í dag sem mikilvægt atriði í tilraunum á mörgum sviðum og þáttur sem þarf að stjórna fyrir í tilraunum. Með öðrum orðum getur tilraunainngrip af einhverju tagi framkallað áhrif einfaldlega vegna þess að það felur í sér meiri athygli rannsakenda á þátttakendum (McCarney o.fl., 2007).

Á fjórða áratug 20. aldar fóru rannsakendur að rannsaka tilfinningar starfsmanna til starfa sinna. Kurt Lewin rannsakaði einnig áhrif mismunandi leiðtogastíla, uppbyggingar teyma og teymisvirkni (Katzell & Austin, 1992). Lewin er talinn upphafsmaður félagssálfræðinnar og stór hluti af starfi hans og nemenda hans skilaði niðurstöðum sem höfðu mikil áhrif á skipulagssálfræði. Rannsóknir Lewins og nemenda hans fólu meðal annars í sér mikilvæga frumrannsókn þar sem börn tóku þátt til að rannsaka áhrif leiðtogastíls á árásargirni, hópvirkni og ánægju (Lewin, Lippitt, & White, 1939). Lewin smíðaði einnig hugtakið hópvirkni og tók þátt í rannsóknum á samskiptum innan hópa, samvinnu, samkeppni og boðskiptum sem skipta máli fyrir skipulagssálfræði.

Samhliða þessum rannsóknum í vinnu- og skipulagssálfræði var svið mannþáttasálfræði (e. human factors psychology) einnig í þróun. Frederick Taylor var verkfræðingur sem sá að ef hægt væri að endurhanna vinnustaðinn myndi það leiða til aukningar bæði í framleiðslu fyrir fyrirtækið og launum fyrir verkamennina. Árið 1911 setti hann fram kenningu sína í bók sem bar titilinn The Principles of Scientific Management (mynd 13.6). Bók hans fjallar um stjórnunarkenningar, val og þjálfun starfsfólks, sem og vinnuna sjálfa, með notkun tíma- og hreyfirannsókna. Taylor hélt því fram að meginmarkmið stjórnunar ætti að vera að skila sem mestum peningum til vinnuveitandans, ásamt bestu útkomu fyrir starfsmanninn. Hann trúði því að besta útkoman fyrir starfsmanninn og stjórnendur næðist með þjálfun og þróun svo hver starfsmaður gæti skilað bestu vinnunni. Hann trúði því að með því að framkvæma tíma- og hreyfirannsóknir bæði fyrir skipulagsheildina og starfsmanninn væri hagsmunum beggja gætt. Tíma- og hreyfirannsóknir voru aðferðir sem miðuðu að því að bæta vinnu með því að skipta mismunandi tegundum aðgerða niður í hluta sem hægt væri að mæla. Þessar greiningar voru notaðar til að staðla vinnu og til að kanna skilvirkni fólks og búnaðar.

Starfsmannaval er ferli sem ráðningaraðilar innan fyrirtækis nota til að ráða og velja bestu umsækjendurna í starfið. Þjálfun gæti þurft að fara fram eftir því hvaða færni ráðni umsækjandinn býr yfir. Oft ráða fyrirtæki einhvern með persónuleika sem passar vel við aðra en sem gæti skort færni. Færni er hægt að kenna, en persónuleika er ekki auðvelt að breyta.

Eitt dæmi um kenningu Taylors í framkvæmd snerist um verkamenn sem meðhöndluðu þunga járnhleifa. Taylor sýndi fram á að verkamennirnir gætu verið afkastameiri með því að taka hvíldarhlé. Þessi hvíldaraðferð jók framleiðni verkamanna úr 12.5 í 47.0 tonn flutt á dag með minni tilkynntri þreytu ásamt auknum launum fyrir verkamennina sem fengu greitt eftir tonnafjölda. Á sama tíma lækkaði kostnaður fyrirtækisins úr 9.2 sentum í 3.9 sent á tonn. Þrátt fyrir þessa aukningu í framleiðni fékk kenning Taylors mikla gagnrýni á sínum tíma vegna þess að talið var að hún myndi misnota verkamenn og fækka þeim starfsmönnum sem þörf væri á. Einnig var umdeilt það undirliggjandi hugtak að aðeins stjórnandi gæti ákvarðað skilvirkustu vinnuaðferðina og að verkamaður væri ófær um það við vinnu sína. Kenning Taylors byggðist á þeirri hugmynd að verkamaður væri í eðli sínu latur og markmið vísindalegrar stjórnunar Taylors var að hámarka framleiðni án mikillar umhyggju fyrir velferð starfsmanna. Nálgun hans var gagnrýnd af verkalýðsfélögum og þeim sem voru hlynntir verkamönnum (Van De Water, 1997).

Gilbreth var annar áhrifamikill vinnu- og skipulagssálfræðingur sem lagði sig fram um að finna leiðir til að auka framleiðni (mynd 13.7). Með því að nota tíma- og hreyfirannsóknir unnu Gilbreth og eiginmaður hennar, Frank, að því að gera starfsmenn skilvirkari með því að fækka hreyfingum sem þurfti til að framkvæma verkefni. Hún beitti þessum aðferðum ekki aðeins í iðnaði heldur einnig á heimilum, skrifstofum, í verslunum og á öðrum sviðum. Hún rannsakaði þreytu starfsmanna og streitu vegna tímastjórnunar og komst að því að margir starfsmenn voru hvattir áfram af peningum og starfsánægju. Árið 1914 skrifaði Gilbreth bókina The Psychology of Management: The Function of the Mind in Determining, Teaching, and Installing Methods of Least Waste, og hún er þekkt sem móðir nútímastjórnunar. Sum framlög Gilbreth eru enn í notkun í dag: þú getur þakkað henni fyrir hugmyndina um að setja hillur innan í ísskápshurðir, og hún kom einnig með hugmyndina um að nota fótstig til að opna lok á ruslatunnum (Gilbreth, 1914, 1998; Koppes, 1997; Lancaster, 2004). Gilbreth var fyrsta konan til að ganga í American Society of Mechanical Engineers árið 1926, og árið 1966 var hún sæmd Hoover-orðu American Society of Civil Engineers.

Vinna Taylors og Gilbreth bætti framleiðni, en þessar nýjungar bættu einnig samspilið milli tækni og manneskjunnar sem notaði hana. Rannsóknir á samspili véla og manna kallast vinnuvistfræði (e. ergonomics) eða mannþáttasálfræði.

Frá seinni heimsstyrjöldinni til dagsins í dag

Seinni heimsstyrjöldin knúði einnig áfram vöxt vinnusálfræðinnar. Bingham var ráðinn sem yfirsálfræðingur stríðsmálaráðuneytisins (nú varnarmálaráðuneytið) og þróaði ný kerfi fyrir starfsval, flokkun, þjálfun og frammistöðumat, auk aðferða fyrir teymisuppbyggingu, breytingar á starfsanda og viðhorfsbreytingar (Katzell & Austin, 1992). Önnur lönd, svo sem Kanada og Bretland, sáu einnig vöxt í vinnu- og skipulagssálfræði í seinni heimsstyrjöldinni (McMillan, Stevens, & Kelloway, 2009). Á árunum eftir stríðið urðu bæði vinnusálfræði og skipulagssálfræði svið umfangsmikilla rannsókna. Áhyggjur af sanngirni ráðningarprófa komu upp og kynþátta- og kynjaskekkjur í ýmsum prófum voru metnar með misjöfnum árangri. Að auki fór mikil rannsóknarvinna í að skoða starfsánægju og hvatningu starfsmanna (Katzell & Austin, 1992).

Rannsóknir og starf vinnu- og skipulagssálfræðinga á sviði starfsmannavals, staðsetningar í starfi og frammistöðumats urðu æ mikilvægari á sjöunda áratugnum. Þegar Bandaríkjaþing samþykkti lög um borgaraleg réttindi árið 1964, tók VII. kafli á því sem kallast jöfn atvinnutækifæri. Þessi lög vernda starfsmenn gegn mismunun á grundvelli kynþáttar, litarháttar, trúarbragða, kyns eða þjóðernisuppruna, sem og mismunun gegn starfsmanni fyrir að tengjast einstaklingi í einhverjum þessara flokka.

Skipulagsheildir þurftu að aðlagast félagslegu, pólitísku og lagalegu umhverfi borgararéttindahreyfingarinnar og meðlimir I/O þurftu að takast á við þessi mál í rannsóknum og starfi.

Það eru margar ástæður fyrir því að skipulagsheildir hafi áhuga á I/O svo þær geti skilið sálfræði starfsmanna sinna betur, sem aftur hjálpar þeim að skilja hvernig skipulagsheildir þeirra geta orðið framleiðnari og samkeppnishæfari. Til dæmis eru flestar stórar skipulagsheildir nú í samkeppni á alþjóðavettvangi og þær þurfa að skilja hvernig hægt er að hvetja starfsmenn til að ná fram mikilli framleiðni og skilvirkni. Flest fyrirtæki búa einnig að fjölbreyttum starfsmannahópi og þurfa að skilja sálfræðilegt flækjustig fólks með þennan fjölbreytta bakgrunn.

Í dag er vinnu- og skipulagssálfræði fjölbreytt og viðamikið svið rannsókna og starfs, eins og þið munuð kynnast í þessum kafla. Félag um vinnu- og skipulagssálfræði (Society for Industrial and Organizational Psychology; SIOP), sem er deild innan APA, telur 8,000 meðlimi (SIOP, 2014) og Hagstofa vinnumála í Bandaríkjunum (Bureau of Labor Statistics—U.S. Department of Labor; 2013) hefur spáð því að þessi starfsgrein muni vaxa mest af öllum starfsflokkum á þeim 20 árum sem fylgja 2012. Að meðaltali mun einstaklingur með meistaragráðu í vinnu- og skipulagssálfræði þéna yfir $80,000 a year, while someone with a doctorate will earn over $110,000 á ári (Khanna, Medsker, & Ginter, 2012).