44 Reikningshaldsferli á rekstrargrunni

4.3 Hvernig færir fyrirtæki sölu og gjöld?

Hæfniviðmið

Að loknum þessum kafla átt þú að geta:

útskýrt regluna um tekjufærslu og beitingu hennar við núverandi og framtíðarsölu.
útskýrt regluna um gjaldfærslu og beitingu hennar við núverandi og framtíðarkaup.
metið vægi siðferðis við tekju- og gjaldfærslu.

Nú hefur verið farið yfir grunnatriði greiðslugrunns og rekstrargrunns, bókhaldsjöfnuna og tvíhliða bókhald. Næst er fjallað um hvenær viðskipti eru færð, enda ræður tímamörkun miklu um niðurstöðu reikningsskila.

Tekjufærsla

Tekjur eru verðmæti þeirra vara og þjónustu sem rekstrareining selur eða veitir viðskiptavinum á tilteknu tímabili. Garðþjónusta Chris aflaði til dæmis 1.400 Bandaríkjadala í tekjur í ágúst fyrir þjónustu við viðskiptavini. Fjárhæð telst til tekna hvort sem viðskiptavinurinn greiðir strax eða síðar. Tekjufærsla felst í því að færa sölu og áunnar þóknanir á því tímabili þegar teknanna er aflað. Líkt og laun ráðast af unnum stundum og launakjörum sýna tekjur peningalegt verðmæti vara og þjónustu sem afhentar eru á tímabilinu.

Dæmi um tekjufærslu til skamms tíma

Tvö stutt dæmi skýra muninn á greiðslugrunni og rekstrargrunni. Gerum ráð fyrir að fyrirtæki selji vörur að verðmæti 200 Bandaríkjadala. Viðskiptavinur getur annaðhvort staðgreitt eða keypt á reikning. Staðgreiðslusala tekur einnig til greiðslu með ávísun eða kreditkorti, enda er greitt við söluna. Við sölu á reikning, sem má ekki rugla saman við kreditkortasölu, fær viðskiptavinurinn vöruna strax en greiðir síðar, yfirleitt innan 45 daga.

Staðgreiðslusala er færð við söluna bæði á greiðslugrunni og rekstrargrunni, þar sem afhending vörunnar og greiðslan fara fram samtímis.

Sala á reikning er hins vegar færð á mismunandi tíma eftir aðferð. Á greiðslugrunni er hún ekki færð fyrr en greiðslan berst samkvæmt söluskilmálum. Gerum ráð fyrir að Chris veiti viðskiptavini þjónustu að verðmæti 500 Bandaríkjadala 1. apríl og veiti 45 daga greiðslufrest. Á greiðslugrunni eru tekjurnar færðar 16. maí, þegar greiðslan berst. Á rekstrargrunni eru þær færðar 1. apríl, þegar þjónustan er veitt, því þá hefur fyrirtækið aflað teknanna. Innheimta greiðslunnar síðar er sérstök viðskiptafærsla (sjá mynd 4.6).

Samanburður á greiðslugrunni og rekstrargrunni. Vinstra sjóðstreymisyfirlitið sýnir 500 Bandaríkjadala hreinan hagnað 31. maí á greiðslugrunni. Hægra yfirlitið sýnir sömu fjárhæð 30. apríl á rekstrargrunni. — **Mynd 4.6.** Sala á reikning og staðgreiðsla. Til vinstri er sala á reikning færð samkvæmt greiðslugrunni. Til hægri er sama sala færð samkvæmt rekstrargrunni.

Sami munur kemur fram við gjaldfærslu. Gerum ráð fyrir að fyrirtæki kaupi prentvörur af birgi fyrir 160 Bandaríkjadali. Kaupin má staðgreiða með reiðufé, ávísun eða kreditkorti eða gera á reikning. Staðgreiðslukaup eru færð við kaupin samkvæmt báðum aðferðum, þar sem fyrirtækið tekur við vörunum og greiðir fyrir þær samtímis.

Lánskaup eru aftur á móti færð á mismunandi tíma. Á greiðslugrunni eru 160 Bandaríkjadala kaup á reikning ekki færð fyrr en fyrirtækið greiðir samkvæmt skilmálum birgjans. Berist prentvörurnar 17. júlí með 15 daga greiðslufresti er færslan því gerð 1. ágúst. Á rekstrargrunni eru kaupin færð 17. júlí, þegar fyrirtækið tekur við vörunum og stofnar til gjaldsins. Greiðslan síðar er sérstök viðskiptafærsla. Tafla 4.1 dregur dæmin saman.

Viðskipti	Greiðslugrunnur	Rekstrargrunnur
200 Bandaríkjadala staðgreiðslusala	Fært við sölu	Fært við sölu
200 Bandaríkjadala sala á reikning	Ekki fært fyrr en greiðsla berst	Fært við sölu
160 Bandaríkjadala staðgreiðslukaup	Fært við kaup	Fært við kaup
160 Bandaríkjadala kaup á reikning	Ekki fært fyrr en greitt er	Fært við kaup

Fyrirtæki selja bæði gegn staðgreiðslu og á reikning, oft með 30–45 daga greiðslufresti. Þau kaupa sömuleiðis af birgjum gegn staðgreiðslu eða á reikning. Á greiðslugrunni eru viðskiptin færð þegar greiðsla berst eða fer fram. Á rekstrargrunni eru þau færð þegar til þeirra er stofnað, óháð greiðslutíma.

Hugtök í framkvæmd

Siðferði við tekjufærslu

Tekjufærsla er vandasöm vegna þess að framkvæmd hennar er mismunandi eftir atvinnugreinum og matskenndar ákvarðanir geta skapað siðferðilega áhættu. Til að samræma reglurnar þvert á atvinnugreinar voru Accounting Standards Update No. 2014-09 og tengdar uppfærslur gefnar út. American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) greindi frá því að þær leystu atvinnugreinasértækar reglur bandarískra GAAP af hólmi með meginreglumiðaðri nálgun. Breytingin gæti haft áhrif á daglegt bókhald og framkvæmd samninga við viðskiptavini.¹ AICPA og International Federation of Accountants (IFAC) krefjast þess að fagaðilar í reikningshaldi sýni tilhlýðilega aðgát og fylgist með nýjum reglum og aðferðum, meðal annars um tekjufærslu.

IFAC leggur áherslu á að stjórnendur beri ábyrgð á fjárhagsupplýsingum fyrirtækisins og að fagaðilar í reikningshaldi standi vörð um gæði upplýsinganna þar sem þær verða til.² Samkvæmt reglunni um tekjufærslu má ekki færa tekjur áður en þeirra hefur verið aflað.

Hugtök í framkvæmd

Tekjufærsla gjafakorta

Gjafakort eru mikilvægur tekjustofn margra fyrirtækja. Þau eru þægileg fyrir neytendur og ódýr í rekstri, en tekjufærslan getur verið flókin. Hafi kort gildistíma er tekjufærslu frestað þar til kortið er notað eða gildistíminn rennur út. Flest gjafakort eru þó án gildistíma og þá vaknar spurningin hvenær færa skuli tekjurnar.

Fyrirtæki þurfa stundum að áætla notkun gjafakorta og frestaðar tekjur út frá fyrri reynslu eða viðmiðum atvinnugreinarinnar. Telji fyrirtæki að hluti útgefinna korta verði aldrei notaður getur það, að uppfylltum reglum, fært þann hluta til tekna. Í sumum ríkjum Bandaríkjanna skal hins vegar afhenda ríkisvaldinu ónýtta inneign að tilteknum tíma liðnum. Inneignin telst þá óskilað fé viðskiptavinar og fyrirtækið má ekki halda henni sem tekjum.

Gjaldfærsla

Gjald er kostnaður sem fellur til við að veita viðskiptavinum vörur eða þjónustu. Í upphafsdæminu stofnaði Chris til 1.150 Bandaríkjadala gjalda: 100 vegna bremsuviðgerðar, 50 vegna eldsneytis og 1.000 vegna tryggingar. Gjöld draga úr innstæðu fyrirtækisins og þar með virði þess. Þau sýna kostnaðinn við tekjuöflun á tilteknu tímabili.

Hugsaðu málið

Gjöld kaffihúss

Veldu kaffihús í nágrenninu og greindu hvaða aðföng og starfsemi mynda gjöld í rekstrinum. Gjöldin tengjast þeim aðföngum sem eru nýtt til að afla tekna af kaffi og öðrum vörum. Leitaðu einnig að kostnaði sem er ekki augljós við fyrstu sýn; nær öll starfsemi fyrirtækis hefur kostnað í för með sér.

Lausn

Lausn:

Augljós gjöld kaffihúss eru meðal annars húsaleiga, laun og kostnaður við kaffi, bakkelsi og aðrar söluvörur. Þar bætast við veitur, búnaður, þrif og önnur aðföng. Síður sýnileg gjöld geta verið tryggingar, eftirlits- og leyfisgjöld, kostnaður við sölukerfi og kreditkort, auglýsingar, framlög og launatengd gjöld, svo sem slysatryggingar starfsfólks og atvinnuleysistryggingar. Loks þarf að reikna með afskriftum vegna aldurs og slits húsnæðis og búnaðar.