Talið upp og lýst helstu gerðum fyrirtækjagagna sem eru tiltækar.
Útskýrt hvernig hægt er að nálgast og greina ólíkar gerðir fyrirtækjagagna.
Lýst áhrifum stafvæðingar gagna.
Útskýrt hvernig hagsmunaaðilar nota gögn við ákvarðanatöku.
Mikilvægi gagna
Fjárhagsleg gögn eru lykilforsenda bæði innri og ytri greiningar á fyrirtækjum. Því nákvæmari og nýrri sem gögnin eru, því traustari verða viðskipta- og fjárhagsákvarðanirnar. Fjárhagsáætlanir og spár byggjast á nokkrum gerðum reikningsskila, meðal annars rekstrarreikningum, sjóðstreymisyfirlitum og efnahagsreikningum, auk þeirra skýringa og forsenda sem liggja að baki. Innri aðilar, svo sem stjórnendur í yfirstjórn og millistjórnendur, nota fjárhagsleg gögn til að meta ákvarðanir og endurskoða þær. Nýleg og áreiðanleg gögn eru nauðsynleg þegar taka á samræmdar ákvarðanir sem auka virði fyrirtækisins. Þau hjálpa stjórnendum að ákveða hvernig og hvenær eigi að fjármagna verkefni, hvaða verkefnum eigi að hrinda í framkvæmd og hvaða breytingar þurfi að gera á efnislegum eignum, fjármunum og mannauði. Ákvarðanir sem byggjast á magatilfinningu eða skyndimati fara yfirleitt illa saman við markmiðið um að hámarka virði.
Ytri aðilar nota einnig opinber fyrirtækjagögn þegar þeir ákveða hvort þeir eigi að kaupa, fjárfesta, lána eða hafa eftirlit. Viðskiptavinir, fjárfestar, lánveitendur, birgjar og eftirlitsaðilar þurfa allir að geta nálgast fjárhagsupplýsingar um fyrirtæki. Fjárfestar meta hvað þeir eru tilbúnir að greiða fyrir hlutabréf, bankar þurfa gögn til að ákveða hvort veita eigi lán, birgjar nota fjárhagsupplýsingar til að meta hvort veita eigi viðskiptalán og viðskiptavinir vilja geta treyst því að vörur fyrirtækisins séu verðlagðar með eðlilegum hætti.
Grunngerðir gagna
Reikningsskil veita hluta af þeim gögnum sem þarf til ákvarðanatöku. Fyrirtæki safna gögnum og setja að lágmarki fram þrjú grundvallaryfirlit eða þrjár skýrslur.
Rekstrarreikningur tekur saman tekjur og gjöld á tilteknu tímabili. Fyrirtæki með skráð hlutabréf birta rekstrarreikninga ársfjórðungslega.
Sjóðstreymisyfirlit sýnir raunverulegar innborganir og útborganir handbærs fjár á tímabili.
Efnahagsreikningur sýnir eignir, skuldir og eigið fé á tilteknum degi.
Þessi yfirlit sýna bókfært verð og endurspegla sögulegan kostnað ásamt bókhaldslegum leiðréttingum, til dæmis uppsöfnuðum afskriftum. Bókfært verð getur verið mjög frábrugðið markaðsvirði. Markaðsvirði horfir fram á veginn og byggist á væntingum, en bókfært verð sýnir það sem þegar hefur gerst.
Fyrirtæki og ytri hagsmunaaðilar styðjast ekki aðeins við innri gögn úr reikningsskilum heldur leita einnig til ytri upplýsingaveitna. Slík gagnasöfnun getur meðal annars falist í könnunum meðal viðskiptavina og birgja, markaðsrannsóknum, þróun nýrra vara, tölfræðilegri greiningu, samningum við lánardrottna og samtölum við opinbera embættismenn. Víðtæk þjóðhagsgögn eru einnig verðmæt þegar þau varða vænta eftirspurn á markaði, atvinnuleysi, verðbólgu, vexti og hagvöxt.
Áhrif stafvæðingar
Stafvæðing gagna gerir geymslu og miðlun gagna bæði auðveldari og hagkvæmari. Sum gögn verða stafræn strax við tilurð, til dæmis gögn sem verða til í Microsoft Suite-hugbúnaði. Excel-skrár og Word-skjöl eru nú daglegur hluti af starfsemi fyrirtækja og einfalt er að geyma þau og senda áfram. Skýjageymsla og fjarfundir eru orðin sjálfsagður hluti af vinnuumhverfinu. Tölvupóstur og Zoom-fundir eru fljótlegar, einfaldar og ódýrar leiðir til að miðla upplýsingum og varðveita þær. Fyrirtæki skilja nú eftir sig rafræna slóð, eins konar stafræna pappírsslóð, sem skjalfestir, sannreynir og miðlar ferlum. Þar sem mun auðveldara er að nálgast gögn bera fyrirtæki jafnframt meiri ábyrgð á því að þau séu geymd og varin með réttum hætti, svo ekki sé hægt að breyta þeim eða eyða með óviðeigandi hætti.
Gagnageymsla hefur breyst verulega á síðasta áratug eftir því sem fyrirtæki hafa fært stafræn gögn sín í skýið. Kostirnir eru meðal annars að greiða aðeins fyrir þá geymslu sem er raunverulega notuð, draga úr orkunotkun, fá aðgang að sérhæfðri gagnavernd og létta af fyrirtækinu viðhaldi hugbúnaðar og vélbúnaðar. Á móti eru gagnainnbrot og gagnaöryggi meðal helstu áhyggjuefna þegar stafrænar upplýsingar eru geymdar.
Notkun gagna
Innri reikningsskil geta, hvert fyrir sig og saman, veitt stjórnendum miklar upplýsingar og þannig stutt betri ákvarðanatöku. Harvard Business School nefnir sex leiðir sem stjórnendur geta nýtt reikningsskil.3
Meta áhrif viðskiptaákvarðana, til dæmis nýs hugbúnaðar, markaðsáætlunar eða vörulínu
Styðja fjárhagsáætlanagerð með því að skapa upphafspunkt fyrir væntingar um framtíðina
Finna tækifæri til kostnaðarlækkunar eða til að draga úr tvíverknaði
Styðja stefnumótun og framtíðarsýn með gögnum
Tryggja að gögn og efni séu samræmd milli deilda
Hvetja teymi til að setja sér markmið, ná þeim og gera enn betur